Google Workspace

Diapar opère une digitalisation rapide et personnalisée de sa logistique grâce à Google Cloud et Google Pixel

Tue, 27 Feb 2024 06:00:00 +0000

À propos de Diapar

Centrale d’achat alimentaire pour un réseau de près de 1200 magasins, Diapar gère plus de 9 500 références sur une surface totale de vente dépassant 75 000 m² et sert quotidiennement plus de 100 000 clients. Présente en Île-de-France, la société réalise un chiffre d'affaires de 500 millions d'euros avec une équipe de 240 salariés.

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Centrale d'achat alimentaire pour les enseignes G20, Diagonal, Sitis ou encore les supérettes, Votre Marché, Diapar fournit un réseau de près de 1200 magasins. Présente uniquement en Île-de-France, la société réalise en moyenne 250 livraisons par jour. Plus de 2500 palettes transitent ainsi entre ses entrepôts et son réseau de partenaires, ce qui suppose une logistique rigoureuse afin d’éviter tout retard de livraison ou dysfonctionnement dans une chaîne d’approvisionnement en flux tendu de magasins qui dessert en moyenne plus de 100 000 clients par jour. « Rigoureux, nous l’étions, mais nos moyens reposaient encore trop sur des processus manuels, à base de Post-its et autres formulaires papier », explique Mathias Barteldt, Attaché de direction chez Diapar. « Ce fonctionnement posait de nombreux problèmes, allant de l’absence de traçabilité sur la circulation des palettes aux frictions entre nos chauffeurs et les responsables d’entrepôts ou de magasins. Dit autrement, nos volumes avaient considérablement augmenté ces dernières années et notre suivi logistique n’était plus adapté à notre activité ».

Gagner en efficacité en digitalisant le suivi de livraison du « dernier kilomètre »

Afin d’améliorer le suivi des expéditions, la traçabilité et l'efficacité des livraisons, Diapar a donc décidé de digitaliser son processus de suivi logistique du dernier kilomètre et d’équiper ses livreurs d’une solution leur permettant de gagner en efficacité et clarté dans leur travail. Après étude du marché, Mathias Barteldt est rapidement arrivé à la conclusion que la majorité des offres ne convenait pas à son activité : « Elles étaient soit sur-dimensionnées soit sous-dimensionnées et, surtout, elles nous imposaient de changer nos propres processus. Or, nos processus n’étaient pas en cause, ils sont bons. C’est le manque d’échange d’informations fiables en temps réel et de traçabilité qui nous faisaient défaut. Nous avons donc cherché une solution suffisamment flexible et ouverte qui s’adapte à nos processus ».

Accompagné par Aceo Tech, partenaire Google Cloud investi dans l’accélération de la transformation digitale des entreprises en apportant de la valeur à leur écosystème applicatif, Diapar a finalement opté pour Google Appsheet, plateforme de développement no-code de Google Workspace. Hébergée dans Google Cloud, elle permet à quiconque de créer des applications pour le web (navigateur mobile ou de bureau), iOS et Android, sans avoir à écrire une seule ligne de code. Prenant en charge les formules de tableur, les expressions de filtre et les bots d’automatisation, AppSheet embarque aussi toute la puissance de Document AI de Google Cloud pour numériser les processus papiers manuels et extraire automatiquement des données structurées à partir de sources non structurées, tels que des reçus de livraison. Les entreprises peuvent ainsi rapidement concevoir des applications personnalisées, réellement adaptées à leurs besoins, pour gagner en efficacité. Et c’est précisément ce que Diapar a fait.

Une solution sur mesure finalisée en moins de quatre mois !

« Nous avons été convaincus par la souplesse, le côté no-code, la richesse fonctionnelle d’AppSheet et plus globalement par l’idée d’assembler des briques comme des Lego pour concevoir une solution qui nous ressemble », explique Mathias Barteldt. « D’autant qu’AppSheet s’interface très facilement avec notre existant et embarque beaucoup de briques « préconçues » qui permettent vraiment d’aller très vite dans la mise en œuvre d’une solution ».

De fait, quatre mois après le lancement du projet, Diapar avait digitalisé le suivi de sa logistique du dernier kilomètre. « Finalement, c’est la remise à plat de nos processus pour ensuite les numériser qui a pris le plus de temps. Dans ce cadre, nous sommes ravis de l’accompagnement d’Aceo Tech : plutôt que de nous obliger à perdre du temps en rédaction d’un cahier des charges, les consultants ont accompagné nos chauffeurs dans leurs livraisons afin d’étudier et comprendre nos processus. Ils ont ensuite itéré jusqu’à parvenir à une application qui respecte nos habitudes, enrichissant même nos processus au passage de cas d’usages auxquels nous n’avions pas pensé. Facilitée par la flexibilité d’AppSheet à s’adapter au besoin de chacun, cette approche pratique et immersive de la part d’un prestataire est suffisamment exceptionnelle pour être signalée et dénote de la réelle volonté d’Aceo Tech d’aider ses clients à concevoir des solutions à la fois simples, rapides et efficaces ».

Amélioration de la qualité de service et de la relation client-chauffeur

Du suivi en temps réel des livraisons à la gestion des anomalies et des incidents, en passant par la collecte des signatures des partenaires/clients et l’envoi automatique de bons de livraison, l’application développée couvre l’intégralité des besoins de la chaîne de suivi de la logistique du dernier kilomètre.

Équipés de Google Pixel 7a, des smartphones fiables et robustes, les chauffeurs peuvent non seulement scanner les palettes avec leur smartphone, ce qui favorise une meilleure traçabilité des marchandises, mais également recueillir les signatures numériques des clients. Transféré en temps réel au système d’information de Diapar, l’enregistrement de la signature déclenche automatiquement l’envoi de bons de livraisons aux clients et alimente le système comptable de la société. Permettant de suivre la position des chauffeurs en temps réel, l’application permet aussi aux responsables de mieux estimer l'heure d'arrivée et le statut des livraisons. Plus efficaces, les processus de livraison sont aussi plus fiables grâce à la traçabilité des palettes. Dit autrement, la solution mise en place permet à chaque étape clef de scanner les colis de l'entrepôt à la livraison client et de mettre à jour en temps réel l'ensemble des systèmes d'information de Diapar.

« Et nous avons gagné en satisfaction des clients, mais aussi de nos employés », ajoute Mathias Barteldt. « D’ailleurs, la réaction de nos chauffeurs a été unanime : pourquoi ne l’avez-vous pas fait avant ? Ils sont d’autant plus ravis qu’ils peuvent déclarer des incidents via l’application et prendre des photos avec les Pixel 7a pour documenter une anomalie. En rendant le processus plus transparent et fluide, l’application a aussi fortement contribué à l’amélioration de la relation entre nos livreurs et nos clients ».

Un socle solide et ouvert aux innovations

Très satisfait par l’application mise en œuvre, l’Attaché de Direction de Diapar tient toutefois à préciser qu’il ne s’agit que d’un début. Convaincue par le potentiel de Google AppSheet et sa capacité à couvrir de nouveaux besoins avec un minimum d’efforts pour un maximum d’efficacité, la société a déjà des projets plein son escarcelle.

« Cette première implémentation couvre déjà de nombreux cas d’usages que nous n’avions pas imaginés et c’est loin d’être fini », prévient Mathias Barteldt. « Nous avons bâti une architecture ‘primaire ‘ solide, capable d’accueillir de nombreuses nouvelles fonctionnalités répondant à nos spécificités métier, comme l’optimisation du taux de remplissage des camions. Avec AppSheet, c’est non seulement possible, mais aussi rapide. Une V2 est déjà à l’étude et nous envisageons aussi la création de tableaux de bord pour exploiter toutes ces nouvelles données recueillies grâce à la digitalisation du processus ».

Exemple concret d’une digitalisation réussie, le parcours de Diapar démontre que la transformation numérique n’est pas forcément une opération complexe, nécessitant d'énormes investissements ou de longues périodes de mise en œuvre. « Elle peut être un processus rapide, abordable et incroyablement efficace dès lors qu’on sait s’entourer des bons outils et des bons partenaires », conclut Mathias Barteldt.

API Restauration gagne en productivité avec Google Workspace

Wed, 14 Feb 2024 05:00:00 +0000

À propos d’API Restauration

Fondée en 1956, API restauration est spécialisée dans la restauration collective sous contrat. Implantée en France, au Luxembourg, en Belgique et en Allemagne, la société emploie plus de 10000 collaborateurs et a réalisé en 2022 un chiffre d’affaires de 817 M€.

À propos d’Inaubi

Partenaire Google Cloud, Inaubi accompagne les entreprises tout au long de leur transformation digitale avec les solutions Google Workspace, Google Cloud et Google Chrome.

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Entreprise familiale fondée en 1956, API Restauration est spécialisée dans la restauration collective sous contrat. Implantée en France métropolitaine, la société n’a cessé de se développer au fil des décennies et elle est aujourd’hui aussi présente à l’étranger, notamment au Luxembourg, en Belgique ou encore en Allemagne. En 2022, elle a cuisiné 950 000 repas par jour, réalisés directement dans les locaux de ses clients ou livrés à des établissements, principalement dans les secteurs de l’éducation, de l’entreprise et de la santé. Fortement engagée dans le développement durable sous toutes ses formes, API restauration se distingue notamment par son implication dans la transition écologique et l’innovation culinaire.

Rationaliser et sécuriser

Plutôt en avance sur son époque, API Restauration s’est posé la question de la rationalisation des outils collaboratifs et métiers dès 2013, date à laquelle elle a opté pour Google WorkSpace. La société ouvrait ses premières filiales en Allemagne et, forte de son expérience en France, elle a souhaité adopter une nouvelle approche, ainsi que le souligne Sébastien Delcambre, DSI chez API Restauration : « Nos collaborateurs en France sont répartis sur tout le territoire et nous avions déjà à ce moment là de gros besoins en collaboration. Nous utilisions une importante collection d’outils émanant de différents éditeurs pour couvrir ces besoins. La gestion d’un parc d'applications hétérogène et d’un nombre croissant de postes de travail devenait difficile et très chronophage. Nous avons donc profité de notre implantation en Allemagne pour tester de nouvelles solutions et après comparaison des offres du marché, nous avons choisi Google Workspace ».

La problématique soulevée par les échanges au sein d’API Restauration est d’autant plus complexe que les collaborateurs de la société sont répartis sur une multitude de sites (3500 environ à date) donc une grande partie se situe chez les clients. Sécuriser les échanges dans ce contexte aurait nécessité la mise en place de solutions de type VPN, ce qui aurait engendré des coûts en connexion réseau exorbitants. En optant pour une suite collaborative hébergée dans le cloud, API Restauration s’affranchissait de cette problématique : la sécurité des échanges est directement prise en charge par les mécanismes de Google Cloud – et notamment le SSO associé à Workspace -. « Les collaborateurs peuvent donc utiliser des connexions classiques et se connecter de n’importe où et à n’importe quel moment en ayant toujours accès au même niveau de service. Dit autrement, Google Workspace nous a permis d’offrir un large panel d’outils de productivité à nos collaborateurs dans un environnement sécurisé et pour un coût nettement inférieur à ce que nous aurions dû dépenser en réseau et en gestion si nous étions resté sur le modèle hétérogène de la France », estime Thomas Gadenne, Direction Générale délégué aux stratégies digitales d’API Restauration.

Travailler plus efficacement et enrichir les échanges

Photos d’un plat ou d’un lieu, commentaires sur une recette mais aussi réunions en visioconférence… API Restauration a toujours eu des besoins avancés en termes de collaboration à distance. L’arrivée de Google Workspace a non seulement facilité ces échanges mais également créé une rupture salutaire dans les habitudes de travail des collaborateurs de la société. « Une montée de version suffit rarement pour remettre en cause les habitudes de travail », explique Thomas Gadenne. « Aussi intéressantes que soient les nouvelles fonctionnalités, elles sont souvent sous-exploitées - voire ignorées - par les collaborateurs qui continuent à travailler comme avant. Avec Google WorkSpace, nous avons créé une rupture et amené les collaborateurs à réinventer leur façon de travailler pour gagner en productivité ». Et de citer en exemple : « Avant Google Workspace, certains de nos collaborateurs passaient leur temps à envoyer des tableaux que d’autres devaient remplir. Une fois tous les tableaux renseignés et renvoyés par mail, ils perdaient un temps considérable à faire du copier-coller pour consolider les données. Avec la collaboration en ligne et les fonctionnalités de notifications, nous avons permis aux utilisateurs de gagner du temps dans la co-construction de documents et leur sécurité. L'utilisation de Google Forms a, par exemple, aidé à structurer les demandes des utilisateurs ainsi que la collecte d'informations. Nous avons ainsi optimisé un grand nombre de nos processus ».

Afin de favoriser les échanges entre des collaborateurs très répartis géographiquement et d’enrichir le lien social, API Restauration utilise aussi intensivement Google Meet. Dans ce cadre, la société a investi dans une soixantaine d’équipements Google Meet Hardware qui permettent aux utilisateurs de retrouver l’interface connue de Google Meet dans la salle de réunion et de gagner un temps précieux en supprimant tout branchement et paramétrage.

Résultat, « quand la pandémie a sonné le confinement, les services support d’API Restauration ont pu continuer à travailler normalement grâce aux bonnes pratiques adoptées bien en amont de la COVID avec Google Workspace », stipule Sébastien Delcambre.

Optimiser la gestion d’un parc de plus de 5000 postes de travail

Doté d’un parc de postes de travail qui ne cesse de s’enrichir avec l’expansion de la société, API Restauration se félicite d’avoir opté pour une suite de productivité qui ne monopolise plus ses ressources IT en gestion. Convaincue d’avoir opté pour une approche qui libère la DSI de tâches qui n’apportent pas de valeur ajoutée tout en fournissant aux utilisateurs des outils modernes et très accessibles qui leur permettent d’être plus efficaces dans leur travail, API Restauration a poussé son avantage un peu plus loin en remplaçant ses PC existants par des Chromebook.

L’évolution ne s’est pas faite du jour au lendemain et s’inscrit dans une démarche globale visant à fiabiliser le poste client tout réduisant les coûts de maintenance d’un parc qui comportait 5000 PC. Avec Google Workspace, la société franchissait déjà un premier pas en rendant ses outils accessibles via le navigateur. Elle a ensuite transformé ses outils métiers, de sorte à disposer d’un client également disponible dans un navigateur. API Restauration a déployé ses premiers Chromebook dés 2015. Toujours en cours, ce remplacement des PC existants devrait se concrétiser par une meilleure sécurité des postes de travail et d’énormes gains de temps pour la DSI, ainsi que le souligne Sébastien Delcambre : « Gérer et mettre à jour 5000 PC sous Windows est une tâche considérable. Nous n’avions simplement plus le temps et prendre un prestataire externe pour assurer le support aurait couté des centaines de milliers d’euros. Avec les Chromebook, nous offrons le meilleur du poste client à nos utilisateurs tout en réduisant la maintenance au strict minimum. C’est non seulement plus facile pour nous mais aussi beaucoup plus sécurisé pour notre système d’information : la maintenance des applications est réalisée en central et rien n’est téléchargé sur le poste client ce qui limite les risques de fuites d’informations ».

Exploiter le potentiel de Google Cloud

Fidèle à sa politique de transformation permanente pour tirer le meilleur parti des technologies, API Restauration envisage aujourd’hui d’abandonner son système de téléphonie sur IP au profit de Google Voice, là encore pour libérer sa DSI de tâches qui ne présentent pas de valeur ajoutée pour l’entreprise.

Accompagnée par le prestataire Inaubi, expert en solutions Google Cloud, la société a aussi commencé à exploiter le potentiel de Google Cloud, et notamment les services data autour de BigQuery, pour mieux tirer avantage de ses données. « Et plus globalement, nous avons décidé que toute nouvelle application développée pour nos convives (ndlr : autrement dit les clients de la société) irait systématiquement sur Google Cloud parce que l’environnement est plus fiable, plus sécurisé et bien plus scalable que tout ce dont nous disposons en interne dans nos datacenters », conclut Sébastien Delcambre.

Google Workspace : l’avenir du travail, en toute sécurité

Wed, 20 Sep 2023 08:00:00 +0000

Note de l'éditeur : cet article a été initialement publié sur notre blog Google Workspace.

L’augmentation des cyberattaques au cours de ces derniers mois rend la mise en place de mesures de sécurité adéquates plus critique que jamais. Ces attaques sont de plus en plus sophistiquées et ciblent les organisations de toutes tailles.

Aujourd’hui, les collaborateurs travaillent de n’importe où, à n’importe quel moment, à partir de n'importe quel équipement. Ils se connectent aux données et aux applications de l'entreprise de différents endroits, y compris du domicile ou depuis un Wi-Fi public non sécurisé. Cette évolution vers un travail hybride et distanciel engendre de nouvelles exigences. Résultat, le service informatique doit sécuriser de nombreux appareils et points d’accès sans perturber la productivité des collaborateurs.

Essentielle à la réussite de l’entreprise, la cybersécurité est souvent perçue comme un fardeau par les collaborateurs et l’IT. 37% des responsables informatiques et des utilisateurs estiment que les politiques de sécurité et de conformité constituent le principal obstacle à une expérience collaborateur fluide et efficace. Elles sont également très chronophages : près de la moitié des professionnels de l'informatique déclarent consacrer cinq à huit heures par jour à la sécurité, contre 35 % en 2019.

L’une des principales sources du problème provient du fait que les entreprises continuent à utiliser des solutions traditionnelles sur site, avec des données et des documents partagés qui sont conservés sur les équipements locaux. Cette approche rend les employés et les entreprises plus vulnérables à la sophistication des attaques modernes.

Chez Google Workspace, nous sommes convaincus que les entreprises qui adoptent des outils basés dans le cloud, avec leurs contrôles de sécurité intégrés, peuvent fournir une protection fiable et efficace, à la hauteur des besoins des collaborateurs et de l’IT. Bien gérée, cette sécurité peut même s’opérer de manière invisible pour les collaborateurs et être facile à administrer côté IT, permettant ainsi à chacun de consacrer plus de temps aux tâches apportant de la réelle valeur ajoutée à l’entreprise.

Contrôles de sécurité embarqués pour une collaboration plus fluide

Trouver le bon équilibre entre flexibilité et sécurité n’est pas toujours facile avec des solutions traditionnelles sur site. Prenons l’exemple d’un scénario classique de collaboration sur site :

Le collaborateur crée un document sur le disque dur de son équipement
Il l’ajoute ensuite sous forme de pièce jointe à un courriel et l’envoie à trois collègues
Les trois collègues ouvrent le courriel et téléchargent le document sur leur appareil
Chaque collaborateur apporte des modifications au document original en local
Les trois collaborateurs répondent ensuite par courriel au créateur du document en joignant leur version révisée
Le créateur du document réceptionne ces trois versions révisées et les télécharge sur le disque dur de son appareil.

Dans ce modèle, de nombreuses versions du document sont stockées en local sur quatre appareils distincts, ce qui démultiplie les risques de sécurité. Afin de protéger les données distribuées et stockées sur différents disques durs, le service informatique doit non seulement configurer les protections et les contrôles installés sur les nombreux équipements utilisés par les collaborateurs mais également s’assurer que les logiciels de sécurité de chaque poste sont régulièrement mis à jour et correctement configurés.

Fort heureusement, il existe de bien meilleures approches que ce modèle traditionnel sur site.

Exclusivement conçu pour le cloud, Google Workplace a été pensé pour le travail hybride et en distanciel. Il embarque nativement des fonctionnalités permettant de détecter les menaces et de protéger les contenus. Et les données sensibles ne voguent plus allègrement dans les pièces jointes ou entre différentes solutions de stockage.
Lorsque les données sont consolidées et stockées dans le cloud, plutôt que dispersées sur des appareils individuels, les collaborateurs peuvent facilement y accéder, où qu'ils se trouvent.
Côté IT, un unique ensemble de règles permet de sécuriser l’ensemble des données… Tout le monde peut ainsi travailler plus efficacement et en toute sécurité.

Contrairement au scénario sur site décrit ci-dessus, l’employé qui crée un document Google Doc, Sheet ou Slides se contente d’accorder un droit d’accès et de modification à ses collègues. Il envoie un lien vers le document, sans avoir à transférer le fichier lui-même. Lorsque les personnes collaborent sur ce document partagé, celui-ci reste sécurisé dans le cloud grâce aux protections intégrées qui interdisent l’accès aux utilisateurs non autorisés et qui alertent le collaborateur sur les contenus sensibles avant même le partage.
Afin d’anticiper les activités suspectes et les risques cyber, l’IT dispose d’un contrôle granulaire et centralisé des partages internes et externes, donnant aux administrateurs plus de visibilité et de flexibilité pour établir les limites de la collaboration sans avoir à intervenir sur les appareils de chaque employé.

Google Workspace est une solution de collaboration basée dans le cloud avec une approche sécurisée dès sa conception (secure by design). Notre objectif est de proposer une solution gagnant-gagnant pour l’IT et les collaborateurs.
D’un côté, la centralisation du contrôle aide l’IT à simplifier et à rationaliser les flux de travail tout en réduisant les besoins d’intervention manuelle.
De l’autre, les collaborateurs peuvent travailler et collaborer en toute sécurité, sans être surchargés dans leur quotidien par des tâches annexes (comme la mise à jour de logiciels) ou des décisions à prendre sur le caractère malveillant (ou non) d’une pièce jointe.

Adopter un modèle de confiance zéro : s'assurer que les bonnes personnes ont accès aux bonnes informations

Les utilisateurs constituent la principale source de vulnérabilités et la première cible visée par les acteurs malveillants pour franchir les barrières de l’entreprise. En effet, dans 82% des brèches de sécurité, l’élément humain (attaques sociales comprises, comme le phishing et autres escroqueries dues à des malwares) entre en ligne de compte. Les menaces étant de plus en plus sophistiquées, les entreprises ont besoin de solutions de sécurité capables de détecter les attaques les plus récentes et de protéger leurs collaborateurs sans les ralentir. Et comme il faut moins de temps (et d'argent) pour prévenir une menace que pour la traiter, l’IT a besoin de ces solutions avant que les acteurs malveillants fassent un premier pas dans l’entreprise.

Les systèmes de sécurité sur site peuvent être mis à jour mais ils ne peuvent pas suivre le rythme d’évolution rapide des menaces, telles que les arnaques et autres attaques de phishing qui ont souvent une durée de vie de quelques minutes. De plus, ces solutions fonctionnent sur la base d’utilisateurs "de confiance", à qui on accorde automatiquement l'accès au réseau. Une fois dans le réseau, ces utilisateurs peuvent généralement accéder aux applications et aux données, qu'ils en aient besoin ou non. Un acteur malveillant se faisant passer pour un utilisateur de confiance met non seulement l’organisation en danger mais également l’IT en état d’alerte, monopolisant ainsi son temps au détriment d’autres priorités.

À l’inverse, Google Workspace propose des contrôles de sécurité Zero Trust (confiance Zéro) pour aider l’IT à gérer efficacement et de manière proactive les risques liés aux utilisateurs. Concrètement, cette approche permet de vérifier constamment l’identité des utilisateurs et de valider en permanence leurs actions. Elle permet également à l’IT de contrôler l'accès aux données et aux applications, en fonction de la posture de sécurité de l’utilisateur et de l’appareil qu’il utilise, ainsi que d'autres informations contextuelles.

Le modèle Zero Trust est comparable à une banque physique dont les actifs sont protégés par plusieurs niveaux de sécurité. Les murs du bâtiment et les gardes de sécurité séparent la banque du monde extérieur, mais les clients peuvent entrer pour y faire des affaires. Les guichets permettent aux clients d'effectuer des transactions spécifiques. Enfin, la chambre forte, située au centre de la banque, abrite son contenu le plus précieux, et seules des personnes hautement autorisées peuvent y pénétrer.

Les responsables de la sécurité peuvent personnaliser Google Workspace pour parvenir à un fonctionnement similaire, avec différentes couches de sécurité régulant l'accès aux données. Grâce aux contrôles granulaires assurés par Context-Aware Access, aux politiques de sécurité telles que la prévention des pertes de données (DLP pour Data Loss Prevention) pour Google Chat et aux règles de confiance appliquées dans Google Drive, ils peuvent configurer différents niveaux d'accès aux applications, aux contenus et aux données. Ils peuvent aussi accorder des droits aux utilisateurs qui soient adaptés à leurs besoins tout en interdisant l’accès à tous ceux qui n’ont pas de raison d’accéder à ces contenus. Le chiffrement côté client donne aux entreprises encore plus de contrôle pour renforcer la confidentialité des contenus particulièrement importants, comme les données hautement sensibles ou réglementées.
Cette approche de la sécurité permet à chaque employé d'accéder en toute transparence aux informations dont il a besoin pour travailler, sans exposer le reste des données de l'entreprise aux attaques.

Aider les collaborateurs à faire des choix plus éclairés et sécurisés

Les solutions de sécurité les plus efficaces sont celles capables de fonctionner en tâche de fond et en impliquant le moins possible les collaborateurs dans le processus.

Par ailleurs, elles doivent éviter aux IT d’intervenir de manière rétroactive sur des alertes de sécurité survenues après un partage de données sensibles et éviter de monopoliser inutilement leur temps et leur attention. Elles doivent privilégier des alertes proactives et contextuelles permettant aux collaborateurs de prendre les bonnes décisions avec un minimum d’impact sur leur charge de travail. Ces derniers peuvent ainsi résoudre eux-mêmes les problèmes avant qu’ils ne se transforment en incidents de sécurité, et ce, sans impliquer systématiquement l’IT.

Google Workspace s’appuie sur la longue expérience de Google en matière de protection des organisations et des utilisateurs à grande échelle pour inculquer aux collaborateurs les bons réflexes de sécurité. Boostées par l’IA, les capacités de détection des menaces de Google sont enrichies par les milliards de signaux provenant des terminaux et des utilisateurs afin de stopper automatiquement la grande majorité des attaques et les empêcher de perturber le fonctionnement de votre entreprise.

À titre d’exemple, la protection DLP personnalisable aide les collaborateurs à ne pas partager, sur Google Chat, de données sensibles, comme les données d’une carte bancaire. Une fois les règles concernant les données sensibles créées par les responsables IT, les contrôles sont effectués en temps réel lors de l’envoi de messages ou de pièces attachées. Contrairement à la plupart des solutions qui agissent a posteriori, Google Workspace applique instantanément une mesure corrective lorsque quelqu'un tente de partager des informations sensibles. Le collaborateur reçoit ensuite une alerte l'informant que le message est contraire à la politique de sécurité de l'entreprise. Il est alors invité à le modifier ou à contacter un administrateur pour obtenir des explications. Les protections automatisées protègent vos collaborateurs des menaces émergentes, afin qu'ils puissent se connecter en toute sécurité pour créer, construire et se développer ensemble.

Gmail signale aussi automatiquement les messages suspects afin d'éviter les attaques par hameçonnage. Les employés sont également alertés lorsqu'ils envoient des messages en dehors de l'entreprise afin d'éviter que des informations sensibles ne soient communiquées à des personnes mal intentionnées. En pratique, nous protégeons les utilisateurs de Gmail contre près de 15 milliards de messages indésirables par jour, bloquant plus de 99,9 % des spams, phishing et codes malveillants.

L’intégration de ces sécurités au cœur des applications utilisées au quotidien facilite et accélère la résolution des problèmes par les collaborateurs eux-mêmes, sans rompre leur flux de travail. Résultat, ils gagnent en efficacité tout en travaillant dans un environnement sécurisé.

Une sécurité adaptée à nos nouvelles façons de travailler

Toutes les organisations, quelle que soit leur taille, ont besoin d’une sécurité qui soit non seulement suffisamment robuste pour les protéger contre des menaces toujours plus nombreuses et sophistiquées, mais qui soit aussi suffisamment flexible pour s’adapter à un modèle de travail hybride permettant aux collaborateurs de travailler de n’importe où.
Les solutions Cloud, dotées de protections proactives intégrées et d’une architecture Zero Trust, contribuent à améliorer et simplifier la cybersécurité tant pour les employés que pour le service informatique, de sorte que chacun dispose de plus de temps pour se concentrer sur des contributions significatives à même de soutenir la croissance de l’entreprise et de favoriser l’innovation. Pour en apprendre plus sur l'approche de Google en matière de sécurité et de conformité autour de Google Workspace, consultez notre livre blanc sur la sécurité.

Comment Google Workspace et Google Cloud permettent à Airbus de construire l'avenir du travail ?

Mon, 03 Oct 2022 13:00:00 +0000

« N’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil ». Chez Airbus, l’ensemble des DSI étaient convaincus que pour atteindre cet objectif, ils devraient s’appuyer sur le cloud et sur de nouvelles méthodes de travail. Google Workspace et Google Cloud ont joué un rôle essentiel dans la concrétisation de cet objectif, transformant au passage la gestion de la sécurité, des données et de la collaboration.

Adoption d’une approche “secure-by-design”

En optant pour Google Workspace et Google Cloud, Airbus devait mettre en place un environnement très sécurisé avec une approche « zero-trust » qui fonctionne dans toute l’entreprise, y compris lorsque les collaborateurs travaillent en dehors de leur bureau. L’authentification unique Google Workspace permet un accès sécurisé aux données, basé sur des informations relatives à l'utilisateur et à son équipement ainsi que sur des règles appliquées en fonction du contexte de connexion et des actions réalisées. Les administrateurs d'Airbus utilisent également les règles de confiance de Google Workspace pour régir l’accès aux données et fichiers selon que l’utilisateur se connecte depuis l’intérieur ou l’extérieur de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent ainsi se conformer facilement aux meilleures pratiques, quel que soit leur lieu de connexion.

Le chiffrement joue également un rôle central dans la sécurisation et la confidentialité des informations. Par défaut, Google Workspace utilise les dernières normes de chiffrement pour protéger toutes les données au repos et en transit. Google Workspace propose également le chiffrement côté client. Airbus l’utilise pour ses projets les plus sensibles : propriétaire exclusif de ses clés de cryptage, l’avionneur peut exercer un contrôle total sur ses données.

Pour renforcer sa protection contre les hackers, Airbus applique également en standard la technique du « sharding » en répartissant ses données sur plusieurs serveurs et datacenters. L'entreprise travaillant avec des informations ultra- sensibles, y compris des informations gouvernementales et militaires, ces données doivent toutefois rester impérativement localisées dans des datacenters européens.

Une gestion des données avancée

Gérant d’importants volumes de données d’une très grande variété, Airbus est tenu d’assurer la conformité de ses données avec les politiques internes mais également externes, dont le règlement général sur la protection des données (RGPD). Airbus a donc besoin d'une solution dotée de solides contrôles de gouvernance. Airbus utilise également la fonction d'étiquetage de Drive (Drive Labels), ainsi que la classification manuelle, pour s'assurer que chaque fichier ajouté à Google Drive est étiqueté correctement. Ces étiquettes sont utilisées pour définir les politiques de prévention des pertes de données attribuées à chaque fichier.

Rester connecté pendant la pandémie

Avant la pandémie, presque tous les employés travaillaient depuis les locaux d’Airbus. Lorsque le travail à distance est devenu obligatoire, l'entreprise a opté pour Google Chat et Google Meet, solutions qui ont joué un rôle essentiel dans la collaboration en temps réel et asynchrone. Grâce à ses protections antispam et anti-malware intégrées, Gmail a également joué un rôle important dans la communication sécurisée depuis n’importe où et à n’importe quel moment. Des filtres personnalisables permettent aux administrateurs d’assurer une protection contre les pièces jointes suspectes, les liens non fiables et d'innombrables autres formes de contenu malveillant. Si Gmail empêche plus de 99,9 % des spams et des messages de phishing d'atteindre les boîtes de réception des utilisateurs, des mesures de sécurité plus avancées, comme le sandboxing, peuvent être mises en place pour des cas d’usage spécifiques.

Au-delà de la sécurité des données, la protection de l’environnement

Les efforts de Google Cloud en matière de développement durable et responsable sont tout aussi importants pour Airbus que la sécurité des données. Google Cloud s'efforce d’optimiser au maximum son empreinte environnementale et celle des utilisateurs de ses services. Google est actuellement neutre en carbone et l'objectif est d'utiliser une énergie sans carbone 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 dans tous nos datacenters d'ici 2030. Et grâce à nos datacenters plus intelligents et plus efficaces, nous sommes déjà sur cette voie, avec une puissance de calcul plus de six fois supérieure pour la même quantité d'énergie électrique que celle utilisée il y a cinq ans.

Construire l’environnement de travail de demain

En associant Google Workspace à Google Cloud, Airbus a pu concrétiser sa vision « N’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil ». Grâce aux modèles adoptés, l’avionneur a ainsi posé les fondations indispensables à la construction d’un environnement de travail évolutif.

Airbus a non seulement adopté un modèle « zero-trust » dans toute l'entreprise, mais a également transformé la façon dont les données sont sécurisées, gérées et consultées par des employés répartis sur un large éventail de sites. Plus flexible, cette nouvelle approche a également impacté la collaboration au sein de l’entreprise. Google est très heureux d'avoir accompagné Airbus dans la mise en œuvre de ces changements et nous sommes toujours fiers d'exploiter le cloud le plus propre du secteur.

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Google Workspace aide les entreprises comme la vôtre à être plus performantes tout en préservant la sécurité de leurs données ? Ce livre blanc explique notre modèle de confiance zéro et explore les multiples moyens que nous mettons en œuvre pour protéger les entreprises.

Favoriser l’innovation pour gagner en adaptabilité

Wed, 14 Sep 2022 08:00:00 +0000

L'innovation est souvent associée à de grandes victoires : augmentation d'un avantage concurrentiel, développement d'un nouveau produit ou le bouleversement d'une catégorie. Mais ces « grandes victoires » sont surtout tout le fruit d’un travail de fond qui repose avant tout sur le temps consacré par les entreprises à la réflexion créative, à l’expérimentation de processus ou encore au déploiement de technologies collaboratives.

Cette approche de l’innovation peut être perçue comme une exploration permanente de nouveaux modes de travail pour rendre les employés plus curieux, pour gagner en efficacité sur un métier ou encore pour rendre l’entreprise plus résiliente. Lorsque les équipes sont régulièrement incitées à expérimenter, les découvertes et les gains de productivité qui en résultent peuvent aider les organisations à repérer des opportunités et à surmonter des défis imprévus.

De fait, l’innovation frappe rarement comme un éclair de génie. Il s’agit plutôt d’une habitude organisationnelle que nous devons développer et cultiver intentionnellement au fil du temps.

L'état d'esprit, la culture et les outils appropriés peuvent aider les équipes - en particulier les équipes dispersées géographiquement - à réaliser des progrès qui font avancer l’entreprise. Avec des ressources qui favorisent le partage des connaissances, la collaboration et l'expérimentation, vous pouvez instaurer une culture de l'innovation qui donne à vos employés les moyens de faire naître un environnement de travail plus créatif et plus productif pour tous.

Créer un environnement propice à l'innovation

Il n’existe aucune méthode universelle pour instaurer une pratique de l’innovation au quotidien. Chaque entreprise doit trouver sa propre voie. Mais certains grands principes peuvent vous aider à initier une culture qui encourage de nouvelles approches du travail et d’autres façons de penser.

Commencez par offrir à vos employés un cadre de travail sécurisant. Innover, c’est prendre des risques. Vos employés doivent pouvoir s’exprimer sans crainte, poser des questions et commettre des erreurs. Invitez vos collaborateurs à exprimer leur curiosité et à s'enquérir de ce qu'ils ne comprennent pas. Certaines idées aboutiront sur des échecs. Acceptez-les, car les essais et les erreurs sont souvent le catalyseur du développement de nouvelles perspectives et de nouveaux processus. Et faites comprendre à vos équipes que l'échec est non seulement permis, mais aussi apprécié lorsqu'il fait partie intégrante du processus d’apprentissage et qu’il permet d’acquérir de nouvelles connaissances.

Parallèlement, inclusion et innovation vont de pair. Investissez dans des dirigeants et des managers capables d’appréhender des perspectives variées et d’écouter leurs équipes. Lorsque les employés se sentent écoutés, ils sont « 3,5 fois plus susceptibles de contribuer au potentiel d'innovation ».
Mais l'écoute n'est que la moitié de l'équation. Bien souvent, pour que les idées novatrices émergent, elles ont besoin d'un petit coup de pouce de la part des dirigeants. Comme le soulignent Patricia Satterstrom, Michaela J. Kerrissey et Julia DiBenigno dans la Harvard Business Review, les organisations soutiennent les bonnes idées en encourageant la « culture de la voix », principe qu'elles définissent comme « le processus collectif et social par lequel les employés aident les idées exprimées par des membres de l'équipe ayant moins de pouvoir à être mises en œuvre ». Pour aider votre organisation à devenir plus innovante, encouragez vos employés de haut niveau à mettre en valeur les contributions de leurs collègues juniors.

"Lorsque les employés se sentent écoutés, ils sont 3,5 fois plus susceptibles de contribuer au potentiel d'innovation" - "How virtual collaboration can help build a better working world." EY. Feb. 8, 2022

Ce principe a un impact direct sur un autre facteur qui favorise également l’innovation dans votre organisation : la volonté d'expérimenter avec une structure d'équipe. De nombreux processus nécessitent une organisation hiérarchique pour fonctionner correctement. Mais le processus de création et l’idéation fonctionnent en général mieux avec une organisation « à plat ». Une bonne idée peut venir de n'importe qui, alors envisagez la création d’un comité d'innovation réunissant des représentants des différents métiers de l’entreprise et composé d'employés de tous niveaux pour alimenter les activités de brainstorming. Vous pouvez aussi dégager du temps (pendant les heures de bureau) dédié au partage de nouvelles idées entre anciens et nouveaux employés.

Enfin, il ne peut y avoir d’innovation sans environnement connecté et collaboratif. Équipez vos équipes travaillant en mode hybride de technologies et d'outils faciles à appréhender et sécurisés qui leur permettent de contribuer et de collaborer le plus efficacement possible où qu’ils soient. Créez des opportunités, telles que des exercices de renforcement de l'esprit d'équipe, pour donner la possibilité à vos employés d’approfondir leurs relations avec leurs collègues, y compris en dehors de leur service. Après tout, plus vous êtes proche de quelqu'un, plus il est facile d'échanger et de développer des idées créatives ou non conventionnelles.

Mettre l'innovation en pratique

Cultiver des valeurs organisationnelles comme la sécurité, l'inclusion et la collaboration est une première étape pour que l'innovation devienne une habitude quotidienne. Pour aller plus loin, envisagez les exercices et outils ci-dessous. Ils peuvent aider vos équipes à être plus créatives au quotidien.

Adoptez un état d'esprit de start-up. La curiosité est une compétence qui s'apprend, alors encouragez vos employés (et vous-même !) à faire appel à l'enfant qui sommeille en eux et invitez-les à demander « pourquoi » ou « comment » ?

Organisez et animez régulièrement des séances de brainstorming consacrées à l'innovation. Vous pouvez consacrer différentes sessions à des sujets spécifiques et à des discussions ouvertes. Des outils virtuels, comme Google Meet pour travailler en temps réel ou Spaces pour des échanges à bâtons rompus et des discussions planifiées, facilitent le dialogue environnement hybride en permettant à vos collaborateurs de participer de n’importe où.
Recherchez la curiosité chez les candidats lors de recrutements et intégrez un "filtre de curiosité" dans les évaluations de performance. Utilisez Google Forms pour créer des enquêtes afin d'aider les équipes de recrutement et les responsables de services à évaluer l’affinité des candidats pour la curiosité, la créativité et l'expérimentation.

Expérimentez un peu chaque jour. Typiquement, le fait d'encourager vos employés à utiliser la technologie autrement ou de manière « élargie » peut les inciter à faire preuve de créativité.

Organisez des sessions de partage des connaissances ou créez un fil de discussion dans lequel les employés peuvent échanger des conseils et des bonnes pratiques pour optimiser l’usage des technologies et des outils de travail.
Invitez les employés directement confrontés à une problématique métier à proposer une solution. Avec AppSheet, vos équipes peuvent créer des applications mobiles et « desktop » sans code pour automatiser des processus, promouvoir la collaboration et simplifier d'autres tâches sur le lieu de travail.

Encouragez vos employés à se concentrer sur l'innovation au moment le plus approprié pour eux. La pensée créative requiert en effet un mixte de réflexion personnelle au calme et de moments de collaboration avec les autres. Compte tenu des préférences individuelles pour ces tâches et des charges de travail respectives de chacun au quotidien, donnez à vos employés la possibilité de décider quand et comment contribuer aux efforts d'innovation.

Encouragez vos employés à utiliser Google Agenda pour bloquer le temps de concentration (Focus Time) consacré aux activités d’innovation, comme la recherche de tendances ou le développement conceptuel.
Aidez vos équipes à trouver leurs outils préférés pour le travail individuel et collectif, ainsi que pour la collaboration simultanée ou asynchrone. Des outils interactifs comme Jamboard et Miro dans Google Meet peuvent améliorer les sessions de travail en temps réel. Et la mise en place d'un espace dédié à l'innovation permet à chacun de participer à son propre rythme, au moment qui lui convient le mieux.

Adoptez une approche itérative. L'instauration d'une culture créative prend du temps : il s’agit avant tout d'un processus continu décliné en plusieurs étapes, un peu comme dans la création d'un nouveau produit. Vous commencez par mettre en œuvre des pratiques qui libèrent la créativité. Une fois que vous avez fait émerger une série de bonnes idées, vous identifiez les meilleures pour les développer. Enfin, vous mettez ces idées à l'épreuve, en les lançant et en les affinant sur la base des données disponibles et des retours des utilisateurs. Si elles fonctionnent, vous les affinez encore avant de les déployer grandeur nature. Si elles ne fonctionnent pas, il est peut-être temps de réduire les pertes (de temps ou d’argent) et de tirer les leçons de l'échec. La même méthodologie s'applique à l'innovation au quotidien. Parfois, une découverte peut profiter à l'ensemble de l'organisation. Examinez régulièrement les activités créatives individuelles de vos collaborateurs pour déterminer si certaines de leurs avancées pourraient devenir des pratiques courantes qui profitent à toute l’entreprise.

Il est temps d’agir

Favoriser une culture de l'expérimentation et de l'innovation demande beaucoup de travail, de patience et une vision de l'avenir. La démarche peut sembler laborieuse, mais nous vivons actuellement une période qui se prête particulièrement au changement. Grâce à la révolution du travail hybride, les chefs d'entreprise ont en effet l'occasion de réimaginer la façon dont nous travaillons, collaborons et innovons pour bâtir des entreprises plus solides, capables de s’adapter plus facilement. Tous les petits changements quotidiens pour développer une culture de l’innovation – comme la promotion de la créativité et l’encouragement de l'expérimentation sur les processus et outils de tous les jours – peuvent contribuer à transformer votre entreprise sur le long terme.

Favoriser la souveraineté numérique sur Google Workspace

Tue, 17 May 2022 12:00:00 +0000

Favoriser la souveraineté numérique des organisations de l'UE

Les organisations européennes sont chaque jour plus nombreuses à transférer leurs opérations et données dans le cloud afin d’optimiser la collaboration, générer de la valeur métier et évoluer vers un mode de travail hybride. Mais pour opérer ces transformations, elles ont besoin de solutions cloud répondant à leurs contraintes, qu’il s’agisse de sécurité, de confidentialité ou de souveraineté numérique. C’est pourquoi décideurs politiques et chefs d’entreprise de l’Union européenne ne cessent de nous interpeller et de nous expliquer que, pour garantir la souveraineté de leurs données dans le cloud, ils ont besoin de régionalisation mais aussi de contrôles supplémentaires sur les accès d’administration.

Afin de répondre à leurs attentes, nous annonçons le lancement de Sovereign Controls for Google Workspace. Cette solution de souveraineté numérique pour entreprises privées et publiques leur permettra de contrôler, limiter et surveiller les transferts de données vers et depuis l'UE.

Disponible dès la fin de l’année 2022, Sovereign Controls for Google Workspace sera régulièrement enrichi avec de nouvelles fonctionnalités pendant toute l’année 2023. D’ores et déjà, cette solution s’appuie sur nos solutions existantes dont le chiffrement côté client, la régionalisation des données et des fonctionnalités de contrôle d’accès.

Optimisation des contrôles avancés et chiffrement côté client

Fondamental, le chiffrement est un contrôle technique qui limite l'accès d'un prestataire de services cloud aux données des clients. Il fait partie des mesures supplémentaires de protection des données recommandées par le Comité européen de la Protection des Données (EDPB).

Google Workspace utilise déjà les dernières normes de chiffrement permettant de protéger toutes les données au repos et en transit entre nos installations. En pointe sur les recommandations de l’EDPB, Google Workspace implémente aussi une fonction de chiffrement côté client qui permet aux entreprises de bénéficier des puissantes innovations de Google Cloud tout en conservant une confidentialité totale et un contrôle complet sur leurs données.

Unique, l’approche de Google Workspace sur le chiffrement côté client permet aux entreprises d’exercer un contrôle éprouvé sur la confidentialité de leurs données grâce à des clés de chiffrement qu’elles peuvent stocker en local, à l'intérieur des frontières d'un pays ou dans toute autre limite géographique qu'elles définissent. Google n'a jamais accès aux clés ou aux détenteurs des clés, ce qui signifie que nous ne pouvons pas déchiffrer ces données et que nous n’avons aucun moyen technique pour y accéder. Notez que ce niveau de chiffrement est proposé sans qu’il soit nécessaire de déployer un client sur le poste de travail et sans que cela n’affecte l’expérience de collaboration ou le bon fonctionnement de fonctionnalités avancées telles que la co-création en ligne.

Les entreprises, privées ou publiques, ont la possibilité d’appliquer le chiffrement côté client à tous leurs collaborateurs ou de créer des règles spécifiques pour l’appliquer à des utilisateurs, unités organisationnelles ou disques partagés spécifiques. Le chiffrement côté client est désormais disponible pour Google Drive, Docs, Sheets et Slides. Il sera étendu à Gmail, Google Agenda et Meet d'ici la fin 2022.

Davantage de contrôle sur la localisation des données

La régionalisation des données permet déjà à nos clients de contrôler l'emplacement de stockage de leurs données au repos. D’ici la fin 2023, nous allons améliorer cette fonctionnalité avec la restriction de l’exécution des traitements à une région donnée et des copies « dans le pays ».

L’hybridation du travail a entraîné de nouveaux modèles de fonctionnements et les collaborateurs ainsi que les organisations ont besoin d'un accès sécurisé aux données pour générer de la valeur métier. Mais cet essor du travail hybride, combiné à des architectures techniques complexes, rend le contrôle sur l’emplacement des données difficile.

Notre architecture « cloud-native » signifie que Google Workspace fonctionne entièrement dans un navigateur, sans nécessiter de caches ou de logiciels installés sur les postes des collaborateurs.

Notre approche « zero-trust » embarque des fonctionnalités de sécurité qui permettent d’exercer un contrôle géographique des accès des postes et des utilisateurs grâce à la fonction « Context Aware Access » (accès en fonction des contextes). De plus, les administrateurs peuvent fixer des limites de partage et définir des règles qui régissent la communication entre les utilisateurs.

En d’autres termes, nous fournissons aux administrateurs toutes les fonctionnalités indispensables pour exercer un contrôle granulaire sur les flux de données, et ce, sans entraver les pratiques collaboratives modernes qui constituent le fondement même de Google Workspace. Nous permettons ainsi aux entreprises de trouver le meilleur équilibre entre localisation des données et collaboration transparente entre les équipes, les partenaires et les clients.

Contrôle et transparence des accès d’administration

Lorsqu’elles optent pour un service cloud, les organisations ont besoin de plus de visibilité et de contrôle sur toutes les formes d’accès aux systèmes nécessitant des droits d'administration. Elles doivent pouvoir contrôler le profil du collaborateur, la nature ou encore le contexte de l’accès avec la possibilité de spécifier que seul un certain type de profil(s) – dans des pays ou régions spécifiés – peuvent accéder à un service ou à des données. Ces fonctionnalités sont au cœur de notre approche pour répondre aux normes évolutives de souveraineté numérique.

Dans cette perspective, nous allons mettre en œuvre une série de nouveaux contrôles d'accès d'ici 2023 qui permettront aux clients de :

Restreindre et/ou approuver l'accès au support Google par le biais d'approbations d'accès.
Limiter l'assistance aux clients à du personnel support basé dans l'UE via la gestion des accès.
Garantir une assistance 24 heures sur 24 du personnel d'ingénierie de Google, en cas de besoin, grâce à l'infrastructure de bureau virtuel à distance.
Générer des rapports de journalisation complets sur l'accès aux données et les actions menées grâce à la transparence de l'accès, une fonctionnalité déjà disponible en GA (General Availability).

Grâce aux fonctionnalités très complètes de « Contrôles Souverains pour Google Workspace » (Sovereign Controls for Google Workspace), les organisations travaillant dans et à travers les régions de l’UE pourront assurer leur souveraineté numérique. En parallèle, Google Cloud continuera à fournir à ses clients des mécanismes légaux pour contrôler le transfert international de données, ce qui inclura la mise à disposition de protections offertes par le nouveau cadre de transfert de données de l'UE.

Nous sommes déterminés à fournir à nos clients en Europe et dans le monde entier des solutions techniques puissantes pour les aider à s'adapter et à maîtriser les évolutions rapides de leurs obligations réglementaires. Nous avons conçu Google Workspace sur des bases très sécurisées, en offrant des fonctionnalités permettant d'assurer la sécurité de nos utilisateurs, la protection de leurs données et la confidentialité de leurs informations. La souveraineté numérique est au cœur de notre mission en Europe et ailleurs. Elle constitue à nos yeux un principe directeur sur lequel nos clients peuvent compter aujourd'hui et à l'avenir.

L’IA de Google aide les gens à s'épanouir dans l’univers du travail hybride

Fri, 13 May 2022 08:00:00 +0000

Depuis quelques années, nous utilisons le Machine Learning dans Google Workspace pour améliorer la productivité et l’efficacité des collaborateurs. Nous annonçons aujourd’hui de nouvelles fonctionnalités au cœur de Google Workspace qui exploitent notre IA pour aider les collaborateurs à s'épanouir et à être plus efficaces dans un monde de travail hybride.

Les retours de nos clients indiquent – et nous l’observons également en interne au sein de nos propres équipes - qu'il est parfois difficile de rester maître de la grande quantité d’informations circulant dans les bureaux et sur les différents périphériques des collaborateurs. La surcharge d'informations n'est pas un phénomène nouveau, mais nombre de nos clients affirment que le travail hybride a provoqué une augmentation du nombre de courriels, chats et autres réunions dans leur organisation. Nos dernières innovations en IA sont conçues pour aider les employés à se concentrer sur ce qui compte, à collaborer en toute sécurité et à renforcer les liens humains, quels que soient le mode et le lieu de travail.

Aider les collaborateurs à se concentrer sur ce qui est important

Grâce à nos avancées sur le traitement du langage naturel, nous avons récemment introduit des résumés automatisés dans Google Docs.

Dans les mois à venir, nous allons étendre les résumés à Spaces afin de fournir un aperçu utile et pratique des conversations. Ces résumés vous permettront de rattraper rapidement et facilement ce que vous avez manqué dans les conversations Spaces.

Les résumés dans Spaces permettent de rattraper rapidement le fil d’une conversation.

Afin de stimuler la participation, nous introduisons également la transcription automatique des réunions dans Google Meet. Ces transcriptions permettront aux participants d’avoir un contenu auquel se référer par la suite et aux absents de se tenir informés sur les échanges qu’ils ont ratés. Nous lancerons la transcription automatique dans le courant de l'année et le résumé des réunions l'année prochaine.

Garantir le sentiment d’équité en permettant à chacun d’être vu et entendu

Nous utilisons également le Machine Learning pour rendre l'expérience des réunions dans Google Meet plus immersive et significative. L’objectif de ces améliorations est de renforcer les liens humains, les connexions entre les collaborateurs, dans un univers de travail hybride.

Dans cette perspective, nous allons apporter dans le courant de l’année des améliorations aux fonctionnalités de partage d'images, de sons et de contenus de Google Meet afin de simplifier la mise en relation et fluidifier le partage de contenus.

Une nouvelle fonctionnalité « Portrait Restore » (restauration de portrait) utilise l'IA de Google pour améliorer la qualité des flux vidéos et résoudre les problèmes typiquement causés par une faible luminosité, des webcams de mauvaise qualité ou une mauvaise connectivité réseau. Le traitement automatique d’amélioration de la qualité de la vidéo s'effectue dans cloud : il n’affecte donc pas les performances du poste de travail utilisé par le collaborateur.

La fonctionnalité Portrait Restore utilise l’IA de Google pour améliorer la qualité des vidéos

L'éclairage a toujours représenté un défi lors des vidéoconférences. D’autant qu’il peut faire toute la différence en matière de qualité de l’image présentée à l’écran. Une nouvelle fonction « Portrait Lightning » (éclairage des visages) utilise le Machine Learning pour simuler un éclairage de qualité studio dans votre flux vidéo. Vous pouvez même ajuster la position de la lumière et sa luminosité en fonction de l’apparence que vous souhaitez avoir à l’écran.

Pour un meilleur rendu des visages, Google Meet embarque des effets d’éclairage de qualité studio

La réduction des reflets (De-reverberation), pour sa part, permet de minimiser les effets de reflets dans les espaces dotés de surfaces dures et ainsi d’obtenir une qualité audio digne d'une salle de conférence, que vous vous trouviez dans un sous-sol, une cuisine ou une grande pièce vide.

La fonction « Live sharing » (partage en direct) dans Google Meet peut rendre les réunions hybrides plus interactives en synchronisant les médias et le contenu entre les participants. Les utilisateurs pourront partager des commandes et interagir directement pendant la réunion, qu'il s'agisse de regarder une vidéo pour briser la glace sur YouTube ou de partager une playlist. Nos partenaires et développeurs peuvent dès aujourd'hui utiliser nos API « Live Sharing » pour commencer à intégrer Meet dans leurs propres applications.

Une collaboration hybride sécurisée « by design »

Quel que soit le contexte - fuseaux horaires, emplacements physiques ou documents -, toute collaboration doit s’appuyer sur un socle sécurisé.

Conçu dans une approche zero-trust, Google Workspace embarque des fonctions de gestion d'accès, de protection des données, de chiffrement et de protection des terminaux. Rappelons que nous assurons la sécurité de plus d’internautes que quiconque dans le monde et que Gmail empêche plus de 99,9 % des spams et des messages de phishing d'atteindre les boîtes de réception des utilisateurs.

Nos systèmes apprennent en permanence de chaque tentative d'attaque contre les milliards d'utilisateurs qui font confiance à nos produits. Ces connaissances nous permettent d'anticiper et de déjouer les nouvelles attaques en identifiant les modèles et les nouveaux points d'entrée. Les attaquants sont créatifs et déterminés. Ils sont aussi opportunistes : l'augmentation de la collaboration à distance multisite s’accompagne d’un essor de nouveaux modèles d'attaque s’appuyant sur les documents partagés.

C'est pourquoi, dans le courant de l'année, nous étendrons les protections de Gmail contre le phishing et les logiciels malveillants à Google Slides, Docs et Sheets. Avant d’ouvrir un document, une feuille ou une diapositive, vous serez automatiquement alerté et protégé si le fichier contient des liens d'hameçonnage ou des logiciels malveillants.

Investir dans une collaboration hybride axée sur l’humain

Chez Google, nous pensons que l'IA peut améliorer de manière significative la vie des gens et que tout le monde devrait avoir accès à ses avantages.

C’est pourquoi nous allons poursuivre l’intégration de fonctionnalités toujours plus intelligentes au cœur de Google Workspace – et de ses applications connues de milliards d'utilisateurs – afin de nous adapter aux évolutions du travail hybride et faire en sorte que les collaborateurs puissent se concentrer sur leurs priorités, participer et collaborer pleinement de n’importe où. Pour que les équipes et les organisations puissent prospérer dans ce nouveau monde du travail, il est essentiel de trouver de nouvelles façons d'en faire plus, ensemble.

Du "secret caché" au secret dévoilé : Une année de nouveautés pour AppSheet

Tue, 15 Mar 2022 09:00:00 +0000

Le « secret caché » de Google Cloud. C’est ainsi que Thomas Kurian définissait AppSheet lors du dernier Google Cloud NEXT. Cette plateforme encore méconnue permet à n’importe quel collaborateur, des développeurs aux spécialistes du marketing en passant par les agents de terrain, de créer de puissantes applications et de réaliser des automatisations de tâches impressionnantes sans écrire la moindre ligne de code !

En ce début d’année 2022, il est temps que ce secret se dévoile au grand jour.

Depuis 2021, AppSheet connaît une adoption accélérée. Et chez Google Cloud nous sommes chaque jour un peu plus étonnés et impressionnés par la créativité et la variété des applications créées par notre communauté d’utilisateurs. Une communauté dans laquelle se côtoient aussi bien des agents de terrain d’American Electric Power – qui ont créé des applications personnalisées pour rationaliser leur travail dans le domaine de l’énergie et des services publics – que des membres de l’association caritative New Incentives – qui utilisent la solution No-Code AppSheet pour améliorer les taux de vaccination. Et une communauté où les échanges vont bon train, en témoigne le buzz engendré par une application de Fitness que l’on peut créer en 5 étapes et sans code ! Toute cette effervescence nous enthousiasme bien sûr.

Soutenir cette dynamique communauté

Aujourd’hui nous souhaitons renouveler notre engagement envers chaque membre de cette communauté AppSheet grandissante. Et voici quelques actions que nous entreprenons pour leur offrir une expérience encore plus riche :

1- Lancement d’une nouvelle Communauté Google Cloud pour les créateurs AppSheet.

Nous sommes heureux d’annoncer la création d’une nouvelle Communauté Google Cloud ouverte à tous les membres de la communauté AppSheet. Ce nouvel espace offre un nouveau lieu virtuel pour intensifier l’implication de tous, recueillir vos commentaires autour du produit et partager des contenus pédagogiques.

2- Simplification de la prise en main d’AppSheet pour tous.

Tout au long de l’année nous allons renforcer nos investissements en matière de formation et d’apprentissage en commençant par un nouveau cours en ligne « AppSheet Foundation » accessible via Coursera, Pluralsight et CloudSkillsBoost.

3- Des investissements accrus pour AppSheet.

En 2020, nous avons offert l’accès à notre plateforme à tous ceux qui combattaient la pandémie de COVID et nous continuerons de leur proposer un accès en 2022. On ne compte plus les retours d’expérience racontant comment le No-Code a permis de résoudre rapidement des problèmes durant cette période difficile. Un exemple parmi tant d’autres : l’expérience déjà évoquée de l’association à but non lucratif New Incentives.

Notre roadmap pour le futur

En 2021, nous avons beaucoup innové en matière d’automatisation et d’intégration, créant ainsi un socle solide pour les investissements que vous découvrirez en 2022. Deux étapes importantes ont ainsi été franchies :

La première, AppSheet Automation, aide les utilisateurs non techniques à mieux exprimer leurs talents et utiliser leur temps en automatisant les processus métiers. Comme indiqué dans The Forrester Wave : Low-code Platforms for Business Developers, Q4, 2021, « les fonctionnalités d'automatisation des processus et d'IA ont le vent en poupe. »

La seconde, l’intégration d’AppSheet dans Gmail, a constitué une étape très importante. Car sa forte intégration à des produits utilisés quotidiennement améliore considérablement l’expérience de création et l’adoption de cet outil. Bien que Google soit une plateforme ouverte, cette mise à jour spécifique offre aux clients de Google Workspace la possibilité de travailler plus efficacement en déployant leurs applications AppSheet directement dans Gmail.

Pour nos clients, ces investissements ont transformé bien des facettes de leur activité. Typiquement, Roig Agro Cacao, un producteur de cacao de République dominicaine, a créé avec AppSheet un robot qui vérifie si ses agriculteurs utilisent les produits durables appropriés. Il envoie ensuite un rapport interactif sur l'email des responsables concernés. Derick Paula Rosario, responsable d'application, explique que « AppSheet dans Gmail rend le processus d'examen des non-conformités rapide et facile, car les données peuvent être mieux affichées et davantage d'informations peuvent être présentées pour juger et prendre des décisions. »

En 2022, nous souhaitons focaliser nos efforts sur la collaboration avec la communauté Google Workspace afin d’aborder quatre domaines clés susceptibles d’améliorer significativement le quotidien des gens dans le monde entier :

L’environnement de travail a changé. C’est devenu une évidence qui n’a fait que s’accentuer ces dernières années. Notamment parce que les collaborateurs en première ligne (ceux qui ne sont pas derrière un bureau) ont davantage accès aux technologies. Dans le domaine de la santé, du manufacturing, de l’agriculture et de toute autre forme de travail loin d’un bureau, la technologie évolue pour devenir plus utile et efficace, connectant les collaborateurs sur le terrain à ceux qui travaillent derrière un bureau (distant).
AppSheet crée davantage de valeur lorsqu'il est intégré aux produits et services que vous utilisez tous les jours. Chez Google, nous sommes persuadés que la meilleure manière de vous aider dans les tâches que vous devez réaliser est de vous fournir une expérience d'intégration transparente. AppSheet dans Gmail démontre à quel point les intégrations peuvent devenir transparentes lorsque vous combinez la puissance du no-code avec l'efficacité de Google Workspace. L'autre élément important ? Des solutions tierces qui permettent à votre écosystème de s'étendre sans compromis. Scandit, notre nouveau partenaire Smart Data Capture, en est une excellente illustration. En intégrant le SDK de Scandit, les applications créées sur AppSheet disposent dès le départ de fonctionnalités avancées et professionnelles de capture de codes-barres et de QR codes. Étant donné l'importance que revêt la lecture rapide, précise et efficace des codes-barres et des QR codes pour les collaborateurs sur le terrain, le fait de disposer de moyens robustes et simples pour mettre en œuvre ces fonctions essentielles ne peut que contribuer à leur succès.
Une sécurité sans confiance « Zero Trust » est essentielle. Chaque organisation possède un écosystème technologique unique. Dès lors, les fournisseurs de Cloud doivent non seulement s’adapter à ses besoins spécifiques mais aussi lui proposer des solutions innovantes à même de soutenir sa croissance… en toute sécurité. Les plateformes qui offrent des fonctionnalités de sécurité et de gouvernance "zero trust", comme celles qui sont disponibles aujourd'hui dans AppSheet, vont dès lors jouer un rôle fondamental.
Enfin, et surtout, les applications ont besoin d'intelligence. Permettre à chacun de créer rapidement des applications et réaliser des automatisations est notre mission. Selon les analystes, cette capacité à concevoir ses propres applications, tendance aussi connue sous le nom de « développement citoyen », deviendra bientôt la norme pour tous les profils de travailleurs et dans tous les domaines. Une évolution comparable à celle des tableurs : aujourd’hui, tout le monde maîtrise cet outil. Mais pour que ces compétences de « développement citoyen » se développent, il faudra des plateformes utiles qui embarquent l’IA et le ML au cœur de leur proposition de valeur. Et c’est là que Google peut vraiment vous aider à réussir.

Comme nous l'avons souligné ci-dessus, cette année est pleine d'opportunités nouvelles et excitantes pour nous tous. Que 2022 soit la plus grande et la meilleure année à ce jour ! Pour en savoir plus sur AppSheet, ou l'essayer gratuitement, cliquez ici.

Idex améliore ses pratiques pour atteindre ses objectifs de développement durable

Wed, 23 Feb 2022 09:00:00 +0000

Fondée en 1963, Idex était une petite entreprise familiale de services énergétiques implantée près de Paris. Aujourd'hui, elle est la première entreprise de taille intermédiaire française de services énergétiques et elle s'étend rapidement en Europe, de la Belgique aux pays baltes. L'entreprise s'est développée en redoublant d'efforts sur différentes énergies renouvelables : le solaire, la géothermie, le biogaz et la transformation des déchets industriels et de fabrication en énergie. Cette démarche est en parfaite adéquation avec son engagement en faveur d'une énergie durable pour ses propres activités et ses différents clients.

L'entreprise exerce ses activités dans différentes zones géographiques, et compte des dizaines d'agences qui gèrent des centaines de sites. Même si chaque agence s'appuie sur de solides racines régionales et des méthodes de travail distinctes, Idex a besoin de clarté en termes d'objectifs, de ligne de conduite et de valeurs, comme toute entreprise florissante. C'est pourquoi Idex a récemment redéfini sa vision et ses valeurs afin de moderniser l'entreprise, de répondre aux attentes de ses employés et clients, et de standardiser ses activités dans ses différentes zones d'intervention.

Alors qu'elle cherche à donner plus d'autonomie à ses employés et à améliorer les services proposés aux clients, l'entreprise a mis en place un nouveau plan d'action numérique qui fait partie intégrante de sa transformation. Cette démarche est axée sur les outils collaboratifs, la cybersécurité et la durabilité écologique. Les décideurs de l'entreprise se sont engagés à respecter ces principes. Ils n'investiront dans aucune nouvelle technologie qui n'aide pas les employés à collaborer à distance ou ne renforce pas la sécurité, et ils ne choisiront aucun fournisseur de technologie qui ne s'efforce pas de réduire son empreinte carbone.

Google Workspace et les ordinateurs Chrome OS sont parfaitement adaptés à la vision d'Idex en termes de développement durable. "Nous voulons rester cohérents avec notre vision en exerçant nos activités de la façon la plus efficace et durable possible", explique Odile Bonhomme, directrice des ressources humaines chez Idex. "Google Workspace offre un ensemble complet d'applications de collaboration qui ont fait leurs preuves, et les Chromebooks sont bien moins vulnérables que les PC face aux rançongiciels et autres menaces. Ces solutions sont essentielles pour mettre en place des méthodes de travail plus modernes, sûres et durables. Google nous permet de travailler plus intelligemment et de mieux accompagner nos clients, qui se tournent vers des services plus soucieux de l'environnement", ajoute-t-elle.

Collaborer depuis n'importe où

Idex apprécie particulièrement que les outils collaboratifs de Google Workspace (notamment Google Docs, Drive et Sheets) permettent à ses employés de collaborer étroitement entre eux où qu'ils se trouvent. Ils peuvent ainsi travailler non seulement à domicile, mais aussi dans un aéroport, une gare, une bibliothèque, un café ou une maison de vacances. "Nous voulions offrir ce type de liberté à nos employés, et c'est maintenant le cas", précise Odile Bonhomme.

Certains employés ont quitté le siège parisien et des bureaux plus petits situés dans d'autres villes, mais ils peuvent toujours collaborer facilement avec leurs équipes. Les dossiers Google Drive partagés sont de plus en plus utilisés, et de nombreuses personnes ont découvert avec plaisir l'intérêt de Google Sheets pour collaborer sur des feuilles de calcul sécurisées, offrant de nombreuses fonctionnalités. Pour beaucoup d'autres, Google Docs est devenu l'outil le plus populaire de Google Workspace, car il permet de créer, de modifier et de finaliser des contenus facilement.

"Nous pouvons travailler simultanément sur le même document, même en étant à 500 kilomètres les uns des autres. Auparavant, nous devions suivre les différentes versions d'un même document. Nous n'étions pas toujours certains de modifier la version la plus récente, mais ce problème n'existe plus dans Google Docs", explique Odile Bonhomme.

Simplifier les processus informatiques et renforcer la sécurité

En 2021, Idex a commencé à abandonner ses ordinateurs traditionnels pour des ordinateurs Chrome OS dotés d'applications cloud à l'échelle de l'entreprise, et tous les remplacements de PC ont parallèlement été bloqués. Cela a permis à l'équipe informatique de déconnecter les serveurs et de réduire les demandes d'assistance technique. Ainsi, elle a pu faire des économies, gagner du temps et se faciliter la tâche.

"Depuis que nous avons migré vers Google Workspace et les appareils Chrome OS, nous avons réduit nos besoins en termes d'assistance technique. De plus, nous avons pu dédier nos ressources informatiques à des projets stratégiques au lieu de les affecter simplement aux affaires courantes. Tout est simple et efficace, et cela a permis à nos équipes d'avancer dans leurs projets sans difficultés informatiques", explique Guillaume Laurency, directeur des systèmes numériques chez Idex.

En simplifiant l'administration informatique et en collaborant étroitement avec Google, Idex a pu réduire ses coûts informatiques. Parallèlement, la migration vers Google Workspace et les Chromebooks a renforcé les efforts de l'entreprise en termes de développement durable, car elle a beaucoup moins recours aux serveurs sur site et autres systèmes énergivores. Aujourd'hui, les équipes utilisent des Chromebooks et travaillent en toute confiance via un plus grand nombre d'applications cloud. Idex consomme moins d'énergie pour ses activités quotidiennes, et sa démarche est donc un peu plus écologique, en cohérence avec sa vision à long terme.

Adopter Google Workspace a aussi permis d'améliorer la sécurité. Google Drive et les autres applications Google Workspace utilisent le chiffrement pour sécuriser les données et les documents, ce qui permet à Idex et ses clients de travailler avec un niveau de sécurité inédit. "Nous ne travaillons qu'avec des documents Google Drive, ce qui est beaucoup plus sûr que d'utiliser des serveurs vulnérables. Et les Chromebooks sont moins exposés aux rançongiciels et autres attaques. Nous ne pourrions pas nous permettre que l'un de nos clients, comme une université ou le quartier d'affaires de La Défense à Paris, ne puisse plus se chauffer en hiver en raison d'une cyberattaque contre nos systèmes", affirme Guillaume Laurency.

Des expériences de travail flexibles et optimisées

Au début, certaines équipes ne souhaitaient pas passer à Google Workspace, mais Idex a fait intervenir des "ambassadeurs du changement" pour qu'un maximum de personnes adhèrent à la démarche, et la transformation s'est accélérée. Les vieilles habitudes ont la vie dure, et les changements prennent du temps même s'ils sont positifs.

Benjamin Fremaux, président de l'entreprise, a joué un rôle majeur en tant qu'ambassadeur du changement. Il n'accepte plus que des documents Google Docs. C'est sa façon d'encourager l'entreprise à accélérer la transition, et cela a généré un effet domino du haut vers le bas de la hiérarchie.

La pandémie a aussi accéléré le changement, car les employés n'avaient pas d'autre choix que de collaborer à distance. "Les outils collaboratifs de Google Workspace ont été très précieux au début de la pandémie. Ils nous ont aidés à nous adapter rapidement. Aujourd'hui, nous savons comment intégrer ces outils dans notre collaboration quotidienne pour que nos équipes et clients continuent à en bénéficier", explique Odile Bonhomme.

Comme de nombreuses entreprises, Idex adopte une méthode de travail hybride, certains employés travaillant à distance à temps partiel voire complet. Et le télétravail ne se fait pas forcément à domicile.

"Nous pouvons travailler en toute sécurité dans un café ou d'autres lieux. En tant qu'employeurs, nous devons trouver les moyens d'attirer et de fidéliser les meilleurs talents. Google Workspace et les Chromebooks nous permettent d'offrir facilement des expériences de travail flexibles et modernes", conclut Odile Bonhomme.

Libérer la collaboration avec Google Workspace Essentials

Thu, 17 Feb 2022 10:00:00 +0000

Meet, Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides…Exploitées par plus de trois milliards de personnes à travers le monde, les applications Google Workspace permettent de rester en contact, de construire et de travailler ensemble. Afin d’aider toutes les personnes à exploiter dans leur vie professionnelle toutes ces applications qu'ils connaissent et apprécient dans leur vie personnelle, nous lançons aujourd’hui une nouvelle version de Google Workspace. Baptisée Google Workspace Essentials Starter Edition, elle est offerte et destinée aux collaborateurs qui cherchent à améliorer le travail d'équipe et à libérer l'innovation grâce à une collaboration sécurisée par défaut. Avec Google Workspace Essentials Starter Edition, chacun peut choisir facilement ses outils de productivité et mettre en œuvre une collaboration moderne au travail.

Simplifier et sécuriser votre environnement de travail existant

Dans un monde qui ne cesse d’évoluer de façon inédite, une collaboration sécurisée, rapide, scalable, accessible sur n’importe quel environnement et depuis plusieurs appareils, se révèle plus que jamais essentielle. Essentials Starter permet aux collaborateurs et aux équipes de briser les silos et de travailler ensemble de façon moderne et innovante. Et ce, même si leur organisation s'appuie encore sur des outils de productivité hérités du passé et qui n'ont pas été conçus pour l'ère du travail hybride.

Avec Essentials Starter, nul besoin de nouvelle adresse email, de convertir des fichiers, d’installer de nouveaux plug-ins ou des applications Desktop. Bien intégrés à votre environnement existant, tous les outils d’Essential Starter fonctionnent instantanément et facilement. Et, parce que Google Workspace s’appuie sur notre cloud à la pointe de l’innovation, Essentials Starter offre nativement un accès chiffré et sécurisé aux fichiers, ce qui permet aux utilisateurs de préserver à la fois leur sécurité et la confidentialité de leurs informations.

Enrichissez la collaboration avec les Checklists et Smart Tables dans Docs

Fonctionnement d’Essentials Starter

1 – Inscrivez-vous avec votre adresse électronique professionnelle pour obtenir un compte Essentials Starter sans frais. Aucune carte de crédit n'est requise et il n'y a pas de période d'essai limitée.

2 - Invitez les membres de votre équipe à collaborer à l'aide de Google Documents, Slides, Sheets, Chat, Drive et Meet.

3 - Libérez l'innovation en adoptant de nouvelles méthodes de travail grâce aux réunions virtuelles immersives ou en stockant, partageant et collaborant sur plus de 100 formats de fichiers (Microsoft Office compris) directement, sans avoir à les convertir préalablement.

Briser les frontières entre personnes, lieux et fuseaux horaires

Dans l'enquête mondiale sur le travail hybride que nous avons récemment commandée à Economist Impact, les salariés ont clairement indiqué que le plus important dans le cadre du travail hybride était « les nouvelles technologies qui permettent une flexibilité de temps et de lieu » (*).

Né dans le cloud, Google Workspace a été conçu pour offrir une flexibilité maximale, quels que soient le lieu où vous vous trouvez et le périphérique utilisé pour travailler. Tchat, fichiers, réunions, applications préférées… Google Workspace réunit vos outils favoris au sein d’un hub intelligent afin de permettre aux équipes de se connecter, créer et collaborer à partir de PC, tablettes et smartphones, quels que soient le lieu et le fuseau horaire.

Accélérez vos projets grâce à une collaboration modernisée

Une collaboration vraiment moderne

Grâce à l'approche "cloud-first" de Google Workspace, les équipes peuvent aisément :

Profiter d’une collaboration moderne sans avoir à s’inquiéter des différentes versions de logiciels ou s’encombrer de pièces jointes aux emails. Organisez des séances « brainstorming », créez des présentations et faites parler les données à l'aide de Google Sheets, Slides et Docs.
Organiser des réunions vidéo sécurisées pour réunir tout le monde au même endroit. Animez aussi bien des conversations vidéo individuelles (illimitées) que des réunions d'équipe immersives (3 à 100 personnes, d'une durée maximale de 60 minutes chacune).
Échanger en temps réel avec Google Chat. Partagez rapidement les dernières modifications apportées à un projet, échangez des fichiers ou encore félicitez les membres de votre équipe en adressant des messages individuels ou en lançant des conversations de groupe.
Profiter d’un espace dédié à la collaboration avec Spaces. Ces derniers sont étroitement intégrés aux outils de Google Workspace, tels que Chat, Drive, Docs, Sheets, Slides et Meet. Ils permettent aux équipes de participer à des discussions thématiques, de partager des connaissances et des idées, de faire avancer les projets mais aussi de créer des communautés et une culture d'équipe.
Accéder aux contenus professionnels en toute sécurité depuis tous les appareils. Avec 15 Go de stockage dans Google Drive, vous pouvez stocker, partager et accéder à du contenu professionnel depuis votre appareil mobile, votre tablette ou votre ordinateur. En outre, Drive for desktop synchronise fichiers et dossiers sur votre PC ou votre Mac. Les limites de stockage de Drive restent distinctes entre vos comptes « personnels » et Google Workspace Essentials Starter.
Travailler avec les outils existants sans avoir à convertir les fichiers. Stockez, partagez ou co-rédigez plus de 100 types de fichiers différents, y compris des documents Microsoft Office et des PDF, sans procéder à des conversions préalables de fichiers.
Gérer facilement les collaborateurs. Ajoutez et supprimez des membres de votre équipe facilement à l'aide d'un simple tableau de bord.

Des réunions virtuelles, hybrides et immersives, avec Google Meet

Au cours des deux dernières années, des organisations du monde entier ont fait confiance à Google Workspace pour réinventer leur façon de travailler et favoriser une collaboration moderne au sein des équipes afin de libérer l'innovation. Malgré cette période de grande incertitude, nos clients ont lancé de nouveaux produits qui changent la donne, touché de nouveaux publics, accéléré la recherche pour sauver des vies et transformé grâce au Digital l’expérience de leurs propres clients. Pour y parvenir, ils ont utilisé Google Workspace afin de permettre à leurs employés - à domicile, au bureau et sur le terrain – de se connecter, créer et collaborer tout en gagnant en efficacité. N’hésitez plus et profitez d’Essentials Starter dès aujourd’hui et découvrir l’expérience Google Workspace.

Lancez-vous dès aujourd’hui.

(*) Enquête Economist Impact commandée par Google en octobre 2021. La réponse la plus populaire lorsque les travailleurs ont été interrogés sur la condition la plus importante nécessaire pour assurer le succès à long terme des modèles de travail hybrides est basée sur 42% des 1 244 répondants.

[Guide] Le futur de la collaboration et de la productivité

Thu, 20 Jan 2022 10:00:00 +0000

En tant que conseillere en productivité chez Google, j’ai suivi de près les différents échanges autour du « futur du travail ». Bien avant la pandémie, les employés, les dirigeants d’entreprises ainsi que les analystes se penchaient déjà sur les évolutions du monde du travail. Mais la crise pandémique a propulsé le futur dans notre présent. Pratiquement du jour au lendemain, des millions d’entreprises et de salariés ont dû s’adapter au travail à distance. Un an plus tard, elles et ils travaillaient toujours à distance, bravant les fuseaux horaires en exploitant le potentiel de leurs outils collaboratifs depuis leur salon.

Quelques organisations ont mis en place de nouvelles solutions, ou modernisé les anciennes, afin de garder leurs employés connectés et maintenir la productivité. Mais beaucoup ont eu du mal à s’adapter. Ces dernières ont en effet rapidement constaté que leurs outils étaient incomplets, peu évolutifs, insuffisamment sécurisés ou encore non conçus pour l’ère du cloud. Parallèlement, dans toutes les entreprises, et quel que soit le secteur d’activité, les employés se plaignaient d’épuisement, d’isolement et de frustration faute d’information sur les derniers évènements internes ou à l’idée d’avoir à utiliser des outils auxquels ils n’étaient pas habitués.

Le monde du travail s’est transformé et ce de façon probablement durable. De nombreuses entreprises se sont déjà tournées vers un modèle hybride. Et les conversations sur la façon d’appréhender avec succès ce monde du travail de demain vont bon train.

Au centre de ces discussions, on retrouve systématiquement deux thèmes familiers : collaboration et productivité. Comment les entreprises évolueront-elles à l’ère des équipes géographiquement dispersées et d’un besoin croissant de flexibilité exprimé par leurs employés ? Et comment pourront-elles maintenir leur rythme d’innovation et répondre aux attentes de clients toujours plus exigeants dans cette ère régie par une nouvelle organisation du travail ?

Bien que l’année 2020 ait marqué un point d’inflexion majeur, force est de reconnaître que bon nombre des technologies, tendances et valeurs culturelles qui façonnent le futur du travail étaient là bien avant l’arrivée de la pandémie. Depuis des années, les entreprises tournées vers l’avenir s’efforcent de développer la collaboration, la productivité et le bien-être de leurs collaborateurs. Ce faisant, elles ont mis en place des outils pour concrétiser leur vision à grande échelle.

Autrement dit, les modèles du monde du travail de demain sont en réalité là depuis longtemps. Leur adoption n’était simplement pas aussi généralisée et mise en valeur qu’aujourd’hui.

Partant de ces principes, nous publions aujourd’hui notre nouveau guide Create what’s next : The future of collaboration and productivity (Préparer demain : le futur de la collaboration et de la productivité). Il met en évidence trois leviers sur lesquels les entreprises doivent se pencher si elles veulent rattraper leur retard sur celles leaders en la matière.

Travailler de n’importe où grâce à des solutions flexibles ;
Fournir des outils utiles aux collaborateurs pour maximiser leur impact ;
Favoriser le partage des connaissances et le contact humain.

En travaillant sur ces trois axes, les entreprises peuvent améliorer leur productivité et encourager l’innovation tout en optimisant leurs réponses aux attentes des clients et des collaborateurs, et ce dès aujourd’hui et pour les années à venir.

Dans l’infographie ci-dessous, vous trouverez quelques points clefs de notre guide. Vous pouvez également dès à présent télécharger notre guide.

Cliquez dessus pour l’agrandir.

Google Meet en 2021 : Une année d’innovation accélérée

Fri, 07 Jan 2022 10:00:00 +0000

L’année 2021 aura été synonyme de changement pour tous. En nous permettant de rester connectés et d’échanger en vidéo, la pandémie a mis l’accent sur le rôle de la technologie. En aidant amis, familles et collègues à se réunir en toute sécurité partout dans le monde, Google Meet a joué un rôle clé dans ces échanges.

Comme l’a montré notre récente enquête mondiale « Economist Impact » (octobre 2021), le travail hybride est devenu une pratique courante dans bien des entreprises, soulignant à quel point la qualité et la productivité des réunions en vidéo sera importante dans les années à venir. Notre enquête a également montré qu’au cours de la pandémie, l’absence de rencontres physiques entre les individus a engendré un sentiment d’isolement. C'est pourquoi, cette année, nous avons travaillé dur pour permettre aux gens de rester connectés d'une manière plus humaine, avec une solution flexible, immersive, inclusive et sécurisée dès la conception.

La vidéo qui suit propose une rétrospective sur l’année des fonctionnalités Google Meet les plus demandées et les plus impactantes. Ces dernières permettent de relever les défis d’un travail, d’un apprentissage et d’une vie devenus hybrides.

Favoriser la flexibilité du travail de demain

Alors que nombre d'entre nous travaillent désormais à domicile et que d'autres déménagent à l'autre bout du pays, nous avons cherché à offrir plus de flexibilité afin de simplifier l’organisation du travail à distance. Nous avons introduit de nouvelles fonctionnalités pour aider les gens à se joindre facilement ou à héberger une réunion sur le dispositif de leur choix.

Une nouvelle interface intuitive permet aux participants de démarrer rapidement et d'afficher jusqu'à 49 personnes à la fois tout masquant sa propre vidéo de façon à réduire la fatigue liée aux réunions.
Une nouvelle application WPA (Web Progressive App) et des applications mobiles améliorées vous permettent de vous joindre à une réunion depuis votre appareil, que vous travailliez depuis votre ordinateur de bureau ou que vous vous connectiez depuis votre smartphone tout en marchant.
L'augmentation récente du nombre de participants aux réunions – jusqu'à 500 personnes pour certains plans Éducation, Business et Enterprise – assure à chacun sa place à l’évènement.
Des rapports de présence permettent d’effectuer un suivi des participants, que ce soit dans un cadre professionnel, au sein d’une classe ou pour un nouvel atelier que vous organisez.

La nouvelle interface intuitive permet de masquer votre vignette vidéo pour réduire la fatigue liée aux réunions.

Rendre les réunions plus immersives

Avec le retour progressif au bureau, de nombreuses organisations ont dû s’adapter pour garantir la même expérience de réunion immersive à tous les participants, qu’ils soient présents physiquement ou connectés à distance. Pour relever ce défi, nous avons investi dans un nouveau matériel et de nouvelles fonctionnalités Google Meet qui permettent de combler le fossé entre présentiel et virtuel.

Le mode « compagnon », disponible en janvier, vous permet de rejoindre en virtuel une réunion à laquelle vous participez aussi physiquement dans la salle de conférence. Ainsi, depuis votre appareil personnel, vous pouvez participer activement aux discussions en ligne, aux sondages et aux questions-réponses, tout en tirant parti de l'audio et de la vidéo de la salle.
Les nouveaux dispositifs de vidéoconférence tout-en-un Google Meet Series One, les Series One Desk 27 et Board 65, ainsi que les solutions de salle de réunion Rally Bar et Rally Bar Mini de Logitech, peuvent transformer presque n'importe quel espace en un hub de collaboration en vidéo.
L'interopérabilité récemment annoncée entre les appareils Webex de Cisco et les appareils Google Meet élargit votre réseau d'appels et permet de créer une expérience multiplateforme.
Les organisations peuvent également tirer un meilleur parti de leur matériel Google Meet : l’écran interactif, lorsqu’il n’est pas utilisé pour une réunion, peut se transformer en afficheur numérique pour des annonces et autres animations sur le lieu de travail.

Le Series One Desk 27 est un dispositif tactile « tout en un » de vidéoconférence
pour le bureau ou à domicile.

Favoriser l’équité collaborative

Afin d’œuvrer en faveur de réunions plus inclusives où chacun peut contribuer de manière égale, nous veillons à ce que chaque membre de l’équipe se sente vu et entendu et qu’il puisse participer à la discussion sans être freiné par des distinctions de lieu de connexion, d’expérience des outils de vidéoconférence ou encore de langue.

Nouveaux arrière-plans virtuels, ajustement automatique de la lumière, réduction des sons ambiants… Ces fonctionnalités aident à se concentrer sur les personnes et à s’assurer que les participants peuvent être vus et entendus, qu’ils se joignent à la réunion depuis le bureau, un café ou leur table de cuisine.
Les améliorations apportées à la fonction « lever la main » (comme l’abaissement automatique) offrent aux participants l’opportunité de partager leurs points de vue. Dans un même ordre d’idées, les salles de pause virtuelles favorisent un engagement plus fort dans de petits groupes de discussion.
Les sondages et fenêtres de questions/réponses peuvent aider à maintenir l’attention sur les présentations et limitent les risques de s’écarter du sujet tout en favorisant une meilleure implication des participants. Ils permettent aussi de veiller à ce que des réponses soient apportées aux questions.
La traduction en sous-titres, qui sera prochainement disponible, ainsi que le sous-titrage en temps réel dans de multiples langues peut aider les participants malentendants, ceux qui parlent une autre langue, ou ceux connectés depuis un environnement bruyant, à mieux comprendre et participer aux réunions.

La traduction des discussions sous forme de sous-titres favorise une meilleure compréhension des échanges et une meilleure participation aux réunions

Un meilleur contrôle et protection des conversations

Alors que de plus en plus d’organisations adoptent les solutions cloud de visioconférence, la sécurité demeure au cœur des préoccupations des responsables IT. Pour y répondre, nous avons lancé de nouvelles fonctionnalités de sécurité et de contrôle qui s’appuient sur notre infrastructure de confiance mondiale afin de mieux protéger vos données et conversations.

Grâce au chiffrement côté client de Google Meet, actuellement en bêta, les entreprises peuvent gérer en interne leurs clés de chiffrement afin de répondre aux exigences de souveraineté et de conformité.
Les organisateurs et co-animateurs de réunions peuvent désormais choisir quels participants ont le droit de partager leurs écrans et lancer des chats. Ils peuvent aussi couper le son de la salle lorsque d'autres personnes parlent et mettre fin à l'appel pour tous les participants.
Entreprises ou particuliers, vous pouvez désormais enregistrer les réunions en toute confiance et contrôler l'accès aux enregistrements avec Google Drive pour une visualisation à la demande.
Les organisateurs de réunions peuvent désormais toucher un public plus large grâce au support de 100 000 spectateurs sur les flux en direct, flux qui peuvent aussi être partagés avec des personnes d'autres organisations de confiance.

En prenant du recul sur cette année 2021, je suis très fier des innovations lancées par notre équipe et, je suis surtout impressionné par la persévérance dont nos clients ont su faire preuve pour s'adapter aux nouvelles réalités du lieu de travail. Tirant profit de notre solution et des nouvelles pratiques pour combler le fossé entre présentiel et virtuel, ils ont su rendre le travail hybride plus humain. Nous sommes impatients à l’idée de découvrir toutes les façons et tous les endroits à partir desquels nos utilisateurs exploiteront Meet pour se connecter, créer et collaborer en 2022.

Start-up : Innovez n’importe où avec Google Workspace

Thu, 16 Dec 2021 10:00:00 +0000

Le succès d'une startup ne repose pas uniquement sur un produit ou un service innovant. Il dépend tout autant de sa réactivité ainsi que de sa capacité à travailler intelligemment et à maximiser son impact avec un minimum de ressources. Dans un environnement post-pandémique, l'aptitude des startups à s'adapter rapidement aux changements majeurs de l'environnement de travail va devenir un facteur de différenciation décisif entre celles qui se développeront et celles qui mettront la clé sous la porte.

Capable de s’adapter au rythme de croissance de n’importe quelle organisation, Google Workspace réunit tous les outils dont les startups ont besoin dans une interface unifiée, favorisant ainsi une meilleure créativité, collaboration et gestion de toutes les activités de l’entreprise à partir d’un seul outil.

Lors d'une récente présentation intitulée « The Future of Anywhere Work with Google Workspace » (Le futur du télétravail avec Google Workspace), Michael Karner, Chief Workspace Evangelist chez Google, évoquait les conséquences de la pandémie COVID-19 sur les méthodes de travail et sur la manière dont les entreprises se sont adaptées à une "nouvelle normalité". Il dressait par la même occasion le paysage du monde du travail de demain.

Voyons ici en quoi ses idées peuvent s'appliquer aux startups.

« Le travail n'est plus associé à un lieu unique »

Selon Michael Karner, la perception du lieu de travail par les employés a radicalement changé. Puisqu'ils ont réussi à travailler à distance pendant les périodes pendant lesquelles ce mode était imposé, ils ne considèrent désormais plus leur bureau comme essentiel à l'accomplissement de leurs tâches.

Avec Google Workspace, les startups peuvent réduire leurs coûts et préserver le bien-être de leurs collaborateurs en leur permettant de travailler de n'importe où, n'importe quand et sur n'importe quel appareil. Selon une étude récente de Harvard, 81 % des employés souhaitent aujourd’hui télétravailler au moins deux jours par semaine.

« C’est en plaçant le salarié au cœur de la réflexion que l’on arrivera à bâtir une culture adaptée au monde du travail de demain », affirme Michael Karner.

Un lieu de travail plus inclusif

Avec l'essor des réunions virtuelles par visioconférence, la distance géographique n'est plus un obstacle. Les entreprises ont ainsi accès à un vivier de talents plus vaste et plus diversifié. Les dernières innovations de Google Meet permettent même aujourd’hui de faire tomber la barrière de la langue.

« Des fonctionnalités facilitant la communication – comme les sous-titres et les traductions instantanées lors de réunions virtuelles ou encore les suggestions linguistiques dans des outils comme Google Docs – existent déjà », rappelle Michael Karner.

La prochaine évolution d’une collaboration temps réel

Sur site, à distance ou en mode hybride, les startups disposent avec Google Workspace de tous les outils dont elles ont besoin pour passer du pitch au lancement et poursuivre l’aventure au-delà.

La raison d’être de Google Workspace est de favoriser une collaboration efficace et productive.

Par exemple, nous avons lancé cette année les canevas intelligents (les Smart Canvas). Ils apportent une nouvelle dimension à nos produits les plus utilisés comme Google Docs, Google Sheets et Google Slides en proposant une nouvelle forme de collaboration en temps réel. Grâce à de nouveaux composants interactifs, à des checklists intelligentes et à des intégrations plus étroites avec Google Meet, les entreprises collaborent ainsi plus efficacement qu'auparavant.

Interactions sécurisées par défaut

Pouvoir travailler de n’importe où ouvre de nombreuses perspectives aux startups à condition de ne faire aucun compromis sur la sécurité. « Les entreprises doivent s'assurer qu’elles s’appuient sur une structure de sécurité de qualité », explique Michael Karner. Avec Google Workspace, tout se fait en ligne, dans le navigateur. Les fichiers ne sont plus téléchargés pour être modifiés hors connexion avant d’être mis en ligne de nouveau, ce qui réduit d’autant les risques de perte de documents ou de violations de données.

Google Workspace propose déjà plusieurs solutions (telles que BeyondCorp) pour aider les entreprises à accélérer leur transition vers une sécurité sans confiance (Zero Trust) et à se protéger efficacement contre les cyberattaques, tout en respectant les normes de conformité les plus strictes. Nous avons mené des consultations approfondies auprès de nos clients et des instances règlementaires pour créer une solution de sécurité dans le cloud qui réponde aux exigences européennes en termes de sécurité, de confidentialité et de souveraineté numérique, sans que ces mesures aient une incidence sur la richesse fonctionnelle ou l'innovation.

Si vous êtes une startup et que vous souhaitez vous développer, découvrez comment gagner en productivité avec Google Workspace ou contactez notre équipe commerciale.

Achères : aider les agents à mieux servir la communauté avec Google Workspace

Tue, 14 Dec 2021 10:00:00 +0000

Dès le début de la pandémie du COVID-19, la ville d’Achères (Yvelines, France) a amélioré la collaboration de ses agents, stimulé leur productivité et réduit son budget en licences grâce à Google Workspace.

Face à la pandémie du COVID-19, la mairie d’Achères a dû repenser sa façon de travailler. Elle a notamment dû lever les obstacles qui freinaient la productivité et la collaboration au sein de ses équipes lorsqu’elles travaillaient à distance, telles que l’impossibilité d’avoir des retours ou de partager l’information en temps réel. Sans oublier les problèmes de santé mentale liés aux restrictions de déplacements et aux confinements.

« Après 10 ans, changer sa façon de travailler engendre forcément des réticences. C’est pourquoi, avec l’aide de GoWizYou, nous avons mis en place une équipe de formation conséquente afin d’accompagner la transition vers Google Workspace », déclare Farid Noureddine, DSI de la Mairie d’Achères.

Du projet « teaser » au déploiement généralisé en seulement huit semaines

Début 2020, le service marketing de la mairie d’Achères a lancé sa propre initiative et invité des centaines d’agents à découvrir Google Workspace, leur proposant au passage de réserver une formation.

Pendant cette première étape, les agents ont pu constater à quel point Sheets, Docs et Drive améliorent le travail d’équipe tout en favorisant l’accès aux informations en temps réel, de n’importe où et à partir de n’importe quel équipement. Ils ont également eu un aperçu de Chat et Google Meet. À cette occasion, ils ont pu réaliser l’importance de ces outils pour faciliter la collaboration à distance.

« Grâce à cette première étape, la formation et l’adhésion se sont bien passées » estime Farid Noureddine.

Chaque jour, une vingtaine d’agents ont reçu une formation approfondie. La transition a également été facilitée par le fait que de nombreux agents étaient déjà familiarisés avec les outils de Google, car ils avaient l’habitude de les utiliser dans leur vie personnelle.

Améliorer la productivité et la collaboration tout en travaillant à distance

Actuellement, 80% des tâches effectuées par les agents sont réalisées avec Google Workspace, y compris les réunions de gestion de projets, les sessions de rattrapage, les réunions de synchronisation mais aussi l’élaboration des comptes-rendus.

« Cette nouvelle façon de travailler a permis aux managers d’accéder à leurs projets et de les préparer en dehors des horaires de travail si besoin », déclare Farid Noureddine. Elle permet aussi aux agents de répondre beaucoup plus vite et de façon plus efficace aux besoins de leur collectivité.

Plus de temps pour les projets à valeur ajoutée

Cette migration vers Google Workspace se concrétise également par des bénéfices au sein de la DSI. Les mises à jour et les correctifs sont désormais automatiquement appliqués à tous les périphériques. La DSI peut ainsi se focaliser sur d’autres tâches ayant plus de valeur ajoutée.

À ces avantages, il faut encore ajouter le fait que les agents ont réduit leur impact environnemental et qu’ils gagnent du temps pour travailler efficacement. À titre d’exemple, ils adressent désormais des liens plutôt que des pièces jointes, ce qui permet d’envoyer toute une équipe vers un fichier plutôt que d’avoir à envoyer une copie du fichier à chaque membre de l’équipe.

Le travail hybride va perdurer

Depuis septembre 2021, l’équipe peut télétravailler deux jours par semaine. « Dans la mesure où il est désormais possible d’être connecté à n’importe quel moment et de n’importe où, les managers ont pu envisager la mise en place du travail hybride », ajoute Farid Noureddine.

En présentiel, les agents peuvent désormais utiliser la nouvelle salle de conférence et travailler avec les dernières technologies afin d’améliorer la communication à distance de la Mairie avec ses partenaires et autres organismes publics.

Enfin, Google Workspace a également permis au service informatique de lancer un projet à long terme, visant la réorganisation du stockage et de l’accès aux informations afin de mieux servir les habitants de la commune.

Donner une nouvelle dimension à vos échanges clients grâce à l’IA

Tue, 30 Nov 2021 10:00:00 +0000

Au cours de ces deux dernières années, de plus en plus de clients ont utilisé une messagerie instantanée ou un tchat pour se connecter aux entreprises. Qu’il s’agisse de consulter les horaires d’ouverture, de vérifier ce qui était en stock ou encore de planifier un retrait de marchandises, la pandémie a provoqué un changement significatif dans le comportement des consommateurs.

45% des utilisateurs passent plus de temps sur les messageries à cause de la pandémie
85% des consommateurs aimeraient envoyer des messages directement aux marques

Avec l’augmentation des usages des services de messagerie, de nouvelles attentes sont apparues : les consommateurs souhaitent désormais une communication plus rapide, plus simple et plus pratique avec les entreprises. Cependant, pour ces dernières, le suivi des demandes des clients peut s’avérer très contraignant en termes de ressources humaines et une offre d’assistance 24h/24, 7j/7 (qui dépasse largement les heures d’ouverture des magasins) peut finir par coûter cher.

Afin d’aider les entreprises à mettre en place des échanges utiles, pertinents et animés avec leurs clients au moment et à l’endroit où ils en expriment le besoin, nous avons annoncé un nouveau service de messages professionnels boosté à l’IA : AI-powered Business Messages.

Présentation de AI-powered Business Messages

Avec notre service « Business Messages » boosté à l’IA, les clients peuvent communiquer avec vous au moment où ils en ont besoin et à partir des endroits qu’ils utilisent habituellement pour chercher des réponses, qu’il s’agisse de Google Search, Google Maps ou tout autre canal de communication d’une marque. Par exemple, les clients de Walmart aux Etats-Unis peuvent recevoir des informations en temps réel sur la disponibilité des produits, directement à partir d’une page de résultats de recherche.

Les clients peuvent effectuer des recherches et discuter avec Walmart pour obtenir rapidement des informations sur la disponibilité des produits.

Les consommateurs ont pris l’habitude de se tourner vers Google quand ils cherchent des réponses à leurs questions, quand ils veulent acheter quelque chose ou encore quand ils essaient d’accomplir une tâche particulière avec un de nos nombreux outils. De fait, 68% des expériences en ligne commencent sur un moteur de recherche.

Chez Google, nous savons à quel point il est important de proposer des interactions personnalisées, utiles et simples avec les marques. Grace à Google Business Messages, les clients peuvent discuter avec des agents virtuels intelligents qui comprennent, réagissent et répondent de manière complètement naturelle.

Quand cela s’impose, nous combinons l’automatisation intelligente aux capacités des agents virtuels à dialoguer en direct avec les consommateurs. Grâce à cette approche, vous réalisez des économies et vos clients gagnent un temps précieux. De plus, cette gestion automatisée de nombreuses demandes de clients par Business Messages permet aux opérateurs en charge de la relation client de libérer du temps pour adresser d’autres besoins de leur entreprise.

Facilité de mise en œuvre de l’IA conversationnelle avec Bot-in-a-Box

Nous sommes tout à fait conscients que débuter en IA n’est pas toujours facile. C’est pourquoi nous avons créé une fonctionnalité nommée Bot-in-a-Box simplifiant considérablement la mise en œuvre d’une IA conversationnelle. Elle s’appuie sur les outils IA de Google tels Dialogflow (intégré à Google Cloud Center IA). Bot-in-a-Box favorise une adoption rapide et efficace de l’automatisation dans toutes les entreprises, quelle que soient leur taille.

De fait, avec Bot-in-a-box, la configuration de Business Messages est tellement simple qu’elle peut se limiter à l’exploitation d’une FAQ existante provenant d’une page Web ou d’un document interne. Comme l’IA conversationnelle est animée par Business Messages et Dialogflow, votre agent virtuel est capable de comprendre et répondre aux questions des clients automatiquement, sans avoir à écrire une seule ligne de code.

Bot-in-a-box est également capable de gérer d’autres cheminements critiques, tels « Custom Intents » (intentions personnalisables). Dit autrement, le bot peut interpréter les différentes façons utilisées par les clients pour exprimer une même question et apporter des réponses pertinentes en s’appuyant sur ses capacités d’apprentissage automatique.

Custom Intents trouve les similarités et répond correctement aux différentes façons des clients de poser une même question

Exemples de quelques succès

En avril 2021, les tribunaux de Wake County (Caroline du Nord – USA) ont collaboré avec Tango Technology pour mettre en œuvre Google Business Messages afin de fournir au public et aux avocats un accès 24h/24 à l’information et ainsi réduire de façon significative la pression exercée sur le personnel du tribunal. Grâce Bot-in-a-box, Tango Technology a pu personnaliser la solution pour les tribunaux de Wake County, le Centre de Justice et le Greffier de la Cour Supérieure en seulement quatre jours.

« En combinant Google Business Messages, GCP et Dialogflow, nous avons été pu lancer un bot piloté par l’IA pour les tribunaux en à peine quelques jours. La solution technologique présente l’avantage de pouvoir être continuellement améliorée afin d’ajouter de nouvelles fonctionnalités de façon itérative » — Mike Lotz, co-fondateur, Tango Technology.

Le public peut rechercher des informations et discuter avec le Centre de justice du comté de Wake à tout moment de la journée.

Depuis la mise en œuvre de Business Messages, les tribunaux de Caroline du Nord ont ainsi enregistré une baisse de 37% du volume des appels traités par le personnel du tribunal. Avec 398 298 appels téléphoniques en moins dès la première année de lancement de Business Messages, les discussions pilotées par l’IA ont permis aux tribunaux de Caroline du Nord de gagner en efficacité et en productivité.

Par ailleurs, nous avons aussi pu constater les bénéfices apportés par notre service Business Messages boosté à l’IA chez de nombreuses enseignes. Levi’s, par exemple, a noté une augmentation de 30% du nombre de ses acheteurs en dehors des heures de bureau et dépassé les 85% de satisfaction client depuis la mise en œuvre de Business Messages. Leur bot a aussi géré 30 fois plus de questions relatives aux magasins que le support par tchat sur leur site.

Enrichissez votre boutique d’une IA conversationnelle avec Google Business Messages

Google Business Messages permet aux entreprises de toutes tailles de fidéliser plus facilement leurs clients existants et de convertir les prospects en leur proposant des échanges virtuels, au moment et à l’endroit où ils en ont besoin.

Pour en savoir plus, consultez notre session Cloud Next ou visitez notre site g.co/businessmessages. Nous offrons aussi des services spécialisés pour vous aider à bien débuter. Nous serons également ravis de partager les retours d’expérience de notre réseau de partenaires et d’experts dédiés qui se sont spécialisés dans le développement du potentiel de l’IA conversationnelle.

Comment intégrer des applications no-code au coeur de votre boite Gmail ?

Fri, 12 Nov 2021 10:00:00 +0000

La semaine dernière, nous annoncions la disponibilité d’AppSheet dans Gmail. Cette nouvelle fonctionnalité permet de rendre votre messagerie dynamique avec des applications personnalisées créées sans programmation dans AppSheet.

Trop souvent, les tâches à réaliser au quotidien sont éparpillées entre différentes applications, ce qui ralentit la productivité des collaborateurs obligés à basculer sans arrêt d’une application à l’autre. En réunissant les applications et la messagerie dans une seule interface, AppSheet dans Gmail met fin à ces pratiques laborieuses, évitant aux collaborateurs des ouvertures et fermetures d’applications en cascade qui gênent leur concentration et interrompent le flux de travail.

Il était déjà possible de créer des messages dynamiques sous Gmail, mais cela supposait des compétences en programmation ainsi que beaucoup de patience. Puissante, l’intégration d’AppSheet dans Gmail permet désormais à tout le monde de bénéficier d’une messagerie dynamique. Parce qu’AppSheet est une véritable plateforme no-code, il n’a jamais été aussi facile de traduire une bonne idée en programme puis de déployer ce dernier pour qu’il soit utilisable par tous vos collaborateurs. Les applications AppSheet peuvent être interfacées avec la source de données de votre choix, qu’il s’agisse d’une feuille Google Sheet, une base de données SQL ou SalesForce. Particulièrement intéressante, cette approche vous permet, ainsi qu’à vos collègues, de mettre à jour ces différentes sources de données sans avoir à quitter la messagerie.

Fonctionnement d’AppSheet dans Gmail

Explorons plus en détail le fonctionnement d’un message dynamique conçu avec AppSheet. Dans l’exemple ci-dessous, une application de demande de voyage est utilisée pour créer une demande de déplacement et la soumettre par courriel à son responsable chargé des approbations. Ce dernier pourra alors y répondre en utilisant un message dynamique dans Gmail.

En voici une illustration :

Les informations concernant les détails du voyage sont extraites et actualisées en temps réel en interrogeant diverses sources données, au moment même où le courriel est ouvert (d’où la notion de courriel « dynamique »).

Et c’est là que les choses deviennent vraiment intéressantes : quand le destinataire (autrement dit l’approbateur dans notre exemple) reçoit le courriel dynamique, il peut parcourir les informations, ajouter des commentaires, prendre des décisions liées à l’approbation et finalement donner sa réponse sans jamais avoir eu à quitter Gmail ! Les données de la source de l’application AppSheet (Google Sheet dans notre exemple) sont automatiquement mises à jour dès qu’il clique sur envoyer le message.

Voici à quoi ressemble la feuille Google Sheet, une fois la demande de voyage validée via Gmail avec, pour chaque demande, la décision du responsable (« TRUE »), la date d’approbation et d’autres informations complémentaires automatiquement renseignées :

L’application peut encore être enrichie, l’enregistrement des données dans la source pouvant par exemple déclencher de nouveaux processus automatisés (mise en place d’un workflow) tels que l’envoi automatique d’un SMS ou d’un courriel de confirmation.

Créez votre premier courriel dynamique dans AppSheet

Quelques minutes suffisent pour concevoir un courriel dynamique. Commencez par configurer une automatisation qui permettra à votre application de déclencher des actions prédéfinies dès que certaines conditions sont remplies. Dans notre exemple, nous avons créé un bot capable de détecter la création d’une nouvelle demande de déplacement par un utilisateur, puis de l’envoyer au responsable des approbations avec toutes les informations requises.

Dans la section courriel dynamique, déployez la liste déroulante « Use Dynamic Email » et sélectionnez la vue « Approvals » que l’on souhaite voir apparaitre dans le courriel. Poursuivez en remplissant les destinataires et en ajoutant du texte et d’éventuelles informations complémentaires au message :

Le tour est joué ! Avec les messages dynamiques AppSheet, Gmail n’est plus une simple application de messagerie parmi d’autres pour réaliser son travail au quotidien. Elle devient l’application centrale qui vous permet à vous et à vos collègues de mettre en place des collaborations fluides de toutes sortes.

N’hésitez pas à consulter cette vidéo « how-to » qui reprend étape par étape l’intégralité du processus de création si vous souhaitez obtenir plus d’aide sur la création de votre premier courriel dynamique avec AppSheet.

Renforcer la sécurité des emails Gmail avec BIMI

Wed, 27 Oct 2021 10:00:00 +0000

Procurer une expérience sécurisée par défaut, basée sur des défenses robustes, a toujours guidé la conception de Gmail. C’est pourquoi nous avons intégré de solides barrières défensives dans Gmail en intégrant notamment des protections qui filtrent automatiquement les messages potentiellement malveillants. Ces boucliers constituent bien entendu une aide précieuse pour garder les utilisateurs de Gmail à l’abri des cyber-attaquants. Mais la messagerie fait partie d’un écosystème toujours plus vaste, complexe et interconnecté qui suppose une amélioration constante de la sécurité.

L’an dernier, nous vous annoncions l’expérimentation d’une nouvelle technologie sur Gmail dénommée BIMI, acronyme de Brand Indicators for Message Identification. Nous sommes ravis de vous informer que cette technologie sera généralisée à tous les utilisateurs de Gmail dans les semaines à venir. Standard industriel visant à favoriser l’adoption d’une authentification forte de l’expéditeur à tout l’écosystème du courrier électronique, BIMI insuffle davantage de confiance dans les systèmes de sécurité des messageries. Il permet d’informer les destinataires sur la provenance des messages tout en offrant la possibilité aux expéditeurs de proposer une expérience plus immersive à leurs interlocuteurs.

« Bank of America a mis en place un large éventail de mesures de sécurité pour protéger ses clients, et nous améliorons constamment nos initiatives pour offrir la meilleure protection possible. Une partie de cet effort se traduit au travers de notre partenariat avec Google autour de BIMI, solution qui fournit un moyen facile de certifier qu’une correspondance provient réellement de notre part. » — Bank Of America.

BIMI est un standard qui permet aux entreprises d’afficher leur logo à côté du nom de l’expéditeur tout en garantissant l’authenticité de ce dernier et la provenance du message. Pour ce faire, BIMI s’appuie sur DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance), protocole qui permet aux systèmes de sécurité de pratiquer un filtrage des messages plus performant en isolant les courriers potentiellement falsifiés. Il fournit aussi une authentification forte de l’expéditeur.

BIMI, une solution simple pour authentifier des messages : Fonctionnant en appui sur DMARC, BIMI permet à Gmail d’afficher le logo d’une entreprise sur ses messages pour mieux en certifier la provenance. Les entreprises ayant déjà implémenté DMARC verront ainsi leur logo s’afficher automatiquement sur les courriers émis de leurs domaines et sous-domaines, garantissant ainsi aux utilisateurs la provenance du message.

Techniquement, comment cela fonctionne-t-il ? Les organisations qui authentifient leurs emails en utilisant les frameworks SPF (Sender Policy Framework) ou DKIM (Domain Keys Identified Mail) et en implémentant DMARC doivent fournir leurs logos validés à Google par le biais d’un certificat VMC (Verified Mark Certificate). BIMI s’appuie sur les autorités MVA (Mark Verifying Autorities, autorités de vérification des marques) pour contrôler la propriété du logo et fournir une preuve de vérification (VMC). Une fois les emails approuvés par les multiples défenses anti-abus de Google, Gmail affichera désormais le logo de l’organisation émettrice en lieu et place de l’avatar traditionnellement affiché par notre messagerie.

« Le support de BIMI dans Gmail est une victoire pour l’authentification des emails, pour la confiance dans la marque et pour les consommateurs. BIMI offre aux organisations la possibilité de fournir à leur client une expérience email plus immersive tout en renforçant l’authentification de l’expéditeur de messages au sein de tout l’écosystème email » — Seth Blank, Chair of the AuthIndicators Working Group

Ce n’est qu’un début. BIMI prévoit d’étendre le support des types de logos et des autorités de validation. En matière de validation du logo, BIMI a commencé par soutenir les logos de marques, car ils sont une cible usuelle des usurpateurs. À l’heure actuelle, les autorités de certification Entrust et DigiCert soutiennent BIMI. Mais le groupe de travail BIMI s’attend à ce que cette liste d’autorités de validation s’élargisse à l’avenir.
Pour en savoir plus sur le BIMI et connaître les dernières nouvelles, visitez le site web du groupe de travail.

Pour profiter des avantages de BIMI et rassurer vos destinataires, assurez-vous que votre organisation a bien adopté DMARC et que vous avez validé votre logo avec un certificat VMC. Pour les utilisateurs Gmail, aucune action n’est requise. Nous sommes fiers d’être l’un des principaux membres de cette initiative et d’avoir à la fois participé à la création et à l’application de la norme BIMI. Nous continuerons à soutenir activement tout effort contribuant à la sécurité de l’écosystème du courrier électronique.

Faire profiter 3 milliards d’utilisateurs – et plus – de la valeur de Google Workspace

Tue, 12 Oct 2021 13:30:00 +0000

Alors que le travail hybride et à distance s’imposait dans nos vies, Google Workspace a rapidement évolué au cours de l’année écoulée afin de répondre aux besoins des utilisateurs. Nous avons tout d’abord lancé la nouvelle offre commerciale Google Workspace, regroupant dans une solution vraiment intégrée de puissantes applications connues et appréciées des utilisateurs Google. Nous avons ensuite mis Google Workspace à la disposition des associations, des gouvernements et des écoles. Et, en juin dernier, nous avons finalement ouvert à tous l’accès à Google Workspace, permettant ainsi à 3 milliards d’utilisateurs potentiels de transformer la façon dont ils se connectent, créent et collaborent.

Depuis, nous avons constaté l’installation de 4,8 milliards d’Apps dans Google Workspace. Nous sommes réellement enthousiasmés de voir autant d’utilisateurs ainsi enrichir et personnaliser leur expérience en ajoutant des applications tierces ou en concevant leurs propres applications afin de bénéficier d’une plateforme encore plus puissante et personnelle à même d’optimiser leur productivité et la collaboration.

Alors que nous célébrons le cap de plus de 5.300 Apps publiquement disponibles sur la marketplace Google Workspace, nous avons décidé d’augmenter notre investissement dans la plateforme sous-jacente. Depuis des années, les développeurs peuvent créer des Apps qui s’intègrent à Gmail, Drive et Docs. Aujourd’hui, nous annonçons d’importantes améliorations à notre plateforme Google Workspace afin qu’ils puissent créer de nouvelles Apps et les intégrer tout aussi aisément à Google Meet, Chat et Spaces !

Intégration de Jira dans Spaces

Nous lançons ainsi une nouvelle intégration Jira dans Google Chat et Spaces. Elle permet aux utilisateurs de créer facilement de nouveaux tickets, d’accéder à des versions préliminaires et de surveiller les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent et sont remontés dans l’espace de collaboration.

« L’environnement moderne de travail doit permettre aux gens de changer de contexte et d’outils plus rapidement que jamais. Nous sommes convaincus que la clé du succès passe par un écosystème ouvert et des intégrations fortes entre les outils sur lesquels les utilisateurs s’appuient au quotidien. Depuis 2017, Trello intégré à Gmail a été installé par plus de 7 millions de personnes. Aujourd’hui, nous sommes ravis du partenariat entre Atlassian et Google qui permet d’améliorer l’environnement du travail collaboratif en intégrant Jira au cœur de Google Chat et Spaces », déclare Joff Redfern, chef produit d’Atlassian.

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Demande d’approbation de l'inventaire en utilisant AppSheet dans Gmail

Alors que les méthodes de travail continuent à évoluer, nous mettons le concept d'équité en matière de collaboration en avant : la possibilité pour chacun de participer et d'avoir un impact quel que soit son lieu, ses capacités techniques, sa préférence linguistique ou son appareil. Carrefour Property fait évoluer sa façon d'innover en connectant les différents utilisateurs avec notre plateforme de développement sans code AppSheet. Par exemple, après avoir découvert un problème, les responsables du site devaient auparavant envoyer un courriel, saisir des données dans une feuille de calcul et parfois assister à une réunion pour expliquer le problème. Maintenant, avec AppSheet, ils peuvent simplement saisir les données sur leur téléphone en une seule étape, et les développeurs peuvent interagir directement sur le problème tout en suivant également tous les autres problèmes signalés depuis d'autres sites.

Afin de libérer le potentiel et la créativité de ces utilisateurs inspirés, nous renforçons la flexibilité de Google Workspace en annonçant l’intégration d’AppSheet à Gmail. Grâce à cette nouvelle intégration, tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau de compétence en programmation, pourront créer des automatisations et des Apps personnalisées, sans avoir à écrire la moindre ligne de code ! Ils pourront ainsi gagner un temps précieux en multipliant les interactions directement depuis leur messagerie.

De nouveaux investissements en sécurité

Tout en innovant et en enrichissant les expériences utilisateur, nous continuons de faire de la sécurité une priorité. Cette dernière est intégrée à toutes les étapes de conception de nos produits afin que les utilisateurs bénéficient non seulement de la flexibilité mais aussi du niveau de confiance requis pour travailler en toute sécurité. Dans cette perspective, nous renforçons notre engagement dans ce domaine avec l’annonce d’un nouveau programme « Work Safer », destiné à protéger les entreprises , les collaborateurs et les partenaires à communiquer et collaborer de façon plus sécurisée dans un environnement hybride. Work Safer leur proposera un éventail de solutions associant Google WorkSpace à des outils de cybersécurité provenant de Google mais aussi de partenaires leaders sur le marché de la sécurité, tels que CrowdStrike et Palo Alto.

Afin de renforcer la sécurité et la confidentialité sur la plateforme Google Workspace, nous lançons aujourd’hui quatre nouvelles fonctionnalités clés :

En juin dernier, nous vous annoncions la disponibilité en version bêta du chiffrement côté client (CSE Client-Side Encryption) pour Drive, Docs, Sheets et Slides. Désormais, CSE est maintenant aussi disponible pour Google Meet, ce qui permet aux utilisateurs de contrôler intégralement les clés de chiffrement des discussions tout en les aidant à respecter les exigences de conformité et de souveraineté des données. Nous sommes également ravis d’annoncer la version bêta de nos API publiques « Key Access Service » qui vont permettre à nos clients de gérer directement leurs clés de chiffrement sans avoir besoin d’un partenaire tiers.
Data Loss Prevention (DPL) pour Google Chat en version bêta. Nous nous sommes engagés à aider les entreprises à protéger leurs données et informations sensibles sans pour autant affecter l’expérience utilisateur. DLP pour Chat est une nouvelle preuve concrète de cet engagement. Cette sécurité permet de profiter d’échanges spontanés entre utilisateurs et au sein d’équipes tout en s’assurant que les informations sensibles et/ou confidentielles ne sortent pas de l’entreprise.
Les entreprises intéressées peuvent, dès aujourd’hui, avoir accès aux versions bêta du chiffrement côté client et de DLP pour Chat.
Les libellés Drive sont disponibles. Les entreprises ont désormais la possibilité de classifier les fichiers stockés dans Drive selon leur niveau de sensibilité. L’intégration des libellés à Google WorkSpace Data Loss Prevention facilite la gestion et le contrôle des téléchargements, des impressions et des partages avec des tiers externes à l’entreprise de fichiers sensibles.
Des boucliers supplémentaires pour se protéger contre les contenus et comportements abusifs. Si un utilisateur ouvre un fichier suspect ou dangereux, il reçoit automatiquement une alerte afin de l’aider à se protéger – ainsi que son entreprise par la même occasion – des malwares, du phishing et des ransomware. Cette fonctionnalité est désormais disponible dans Google Docs et sera également bientôt annoncée pour Google Sheets et Slides.

Enrichir les environnements de travail et de collaboration de demain

Notre mission est de fournir à chacun – où qu’il soit et quel que soit son niveau technique – une expérience utilisateur innovante et sans couture qui lui permette d’avoir un réel impact au quotidien. La plateforme Google Workspace a été conçue pour encourager votre créativité tout en vous fournissant un cadre de travail sécurisé et respectueux de la confidentialité des informations. J’espère que vous vous joindrez à nous lors de l'événement Google Cloud Next pour en découvrir plus sur Google WorkSpace et, mieux encore, voir toutes ces nouvelles fonctionnalités à l'œuvre.

Comment Workspace aide les entrepreneurs : des actualités de la France

Google Workspace est dans #LaunchbySTATIONF, le nouveau programme en ligne pour tous ceux qui souhaitent lancer leur start-up. Bénéficiez de cours en vidéo, d'outils et de l'accès à la communauté @joinstationf pour vous lancer ! Rejoignez le programme sur launch.stationf.co

Le Loir et Cher permet à 1700 agents de 22 directions de mieux collaborer

Mon, 04 Oct 2021 09:00:00 +0000

Le département administratif du Loir-et-Cher se trouve au centre de la France, à deux heures de train de Paris. Il tient son nom de deux de ses rivières, le Loir au nord et le Cher au sud. Ses châteaux historiques, situés à Blois et Chambord, attirent les touristes internationaux et français, tandis que ses vignobles et forêts satisfont ceux qui aspirent à un rythme de vie plus lent.

Pour répondre aux besoins de ses 340 000 habitants, le département est supervisé par un conseil composé de 30 conseillers élus. Il emploie 1 700 personnes, organisées en plusieurs équipes, qui gèrent jusqu'à 90 services, y compris l'entretien des routes, l’action sociale, l'éducation, le patrimoine ainsi que des compétences comme la stratégie, l'innovation et le tourisme. "Notre organisation comporte plusieurs équipes chargées de diverses missions. Elles sont réparties sur plus de 40 sites et utilisent les systèmes informatiques de manière différente", explique Éric Cerutti, directeur de la transformation numérique pour le département du Loir-et-Cher. "Les agents des services sociaux, par exemple, utilisent souvent des tablettes lorsqu'ils sont sur le terrain, tandis que le personnel administratif reste principalement au bureau."

En 2017, le département a décidé de remplacer sa solution SaaS de messagerie et de productivité, et de créer un nouvel intranet pour fournir des outils flexibles adaptés aux besoins de chaque équipe. "L'administration du département étant de type horizontal, notre priorité porte sur la collaboration", explique Eric Cerutti. "Nous souhaitions faciliter le partage de documents et d'informations entre collègues et équipes."

En collaboration avec le partenaire Google Cloud Ageona, le département du Loir-et-Cher a choisi Google Workspace pour permettre à ses équipes de travailler de manière flexible. Ainsi, il a mis en œuvre une plate-forme de communication centrale à l'aide de LumApps, hébergé sur Google Cloud, afin d'offrir une intégration entièrement native à Google Workspace.

Déploiement de Google Workspace par Ageona au Conseil Départemental du Loir-et-Cher

Sécuriser la collaboration en adoptant Google Workspace

En novembre 2017, dans le but de choisir la meilleure solution, le service informatique a testé Google Workspace ainsi qu'un autre fournisseur majeur. "Nous avons étudié de près leurs aspects collaboratifs, y compris leurs fonctionnalités de partage de documents et de visioconférence", déclare Eric Cerutti. "J'ai vite été séduit par la simplicité de Google Workspace."

Eric Cerutti souhaitait adopter une approche radicale pour procéder à la migration, en mettant en œuvre la nouvelle solution de manière rapide et efficace. Il était convaincu de réussir cette transformation rapide à l'aide des outils de Google Workspace. La suite de solutions étant conçue pour répondre aux normes de sécurité et de confidentialité les plus strictes, il était également ravi de savoir que le département pourrait satisfaire aux exigences réglementaires comme le RGPD.

Préparer les utilisateurs à une transition rapide et radicale

Suite à la signature du contrat en février 2018 et à l'intégration d'Ageona, l'équipe a lancé une campagne de communication pour préparer le personnel au changement. Elle a fabriqué un logo mêlant les couleurs du Loir-et-Cher à celles de Google pour identifier le projet et marquer ses supports de migration et de communication, et a consacré un numéro de sa revue interne à ce sujet. Des affiches étaient installées dans les différents bureaux lors du mois précédent le lancement, en mai, pour expliquer l'utilité et les avantages de chaque outil Google Workspace.

Ensuite, il a fallu former 80 ambassadeurs issus d'équipes différentes pour faire connaître la solution auprès du personnel. Ils ont fourni une assistance de base à leurs collègues, tout en les rassurant sur les avantages de ce changement. "Les employés pouvaient constater eux-mêmes l'efficacité de Google Workspace, alors ils attendaient la migration avec impatience", affirme Éric Cerutti. Enfin, l'équipe a organisé des sessions de formation en personne et plus de 20 webinaires Google Meet, et a utilisé un site Google pour héberger des vidéos de formation en ligne sur des processus simples du quotidien, ainsi qu'un quiz portant sur les nouveaux outils.

Permettre aux équipes de travailler ensemble à leur façon

Après trois mois de préparation, 1 800 comptes de messagerie ainsi que leurs contacts et agendas correspondants, ont été transférés vers Gmail et Google Agenda. La migration concernait 7 millions d'e-mails et 1,3 million d'événements d'agenda sur 1 300 ordinateurs, 500 tablettes et 400 smartphones. Elle a été réalisée en un week-end, sans qu'aucun e-mail ne soit perdu. Le lundi, 95 % des comptes utilisateur étaient prêts à être utilisés. Une petite partie des comptes volumineux ont demandé un peu plus de temps.

L'ensemble des équipes et services du département ont désormais leur propre Google Drive partagé, regroupant environ 14 To de documents Google Docs, feuilles de calcul Google Sheets et autres fichiers. En raison des besoins différents de chaque service, les équipes organisent les Drive partagés selon leurs priorités en remplissant une feuille de calcul Google Sheet, définissant leurs propres conventions de nommage. "Avec Google Drive, chaque service peut travailler à sa façon", explique Éric Cerutti. "Par exemple, l'équipe chargée du patrimoine a déplacé tous ses fichiers vers Google Drive. Elle peut y accéder sur ses PC grâce à Google Drive pour ordinateur."

Créé en 2019 et hébergé sur Google Cloud Platform, Salamandre, l'intranet LumApps du département, s'intègre également de façon native à Google Workspace. Les employés peuvent ainsi accéder aux outils Google Workspace directement depuis l'intranet en cliquant sur l'icône correspondante. Dans cet espace, il est possible de suivre les actualités et les nouveautés, de commenter ou d'aimer des posts, et d'accéder à des documents utiles. De plus, on y trouve un annuaire indexé complet de tous les employés.

Les documents Google Docs, disponibles dans des groupes ouverts ou fermés sur l'intranet, sont automatiquement mis à jour lorsqu'ils sont modifiés sur Google Drive, ce qui permet de gagner du temps et de ne pas dupliquer les documents.

Les autres tâches quotidiennes ont également été simplifiées et automatisées. En collaboration avec Ageona, l'équipe informatique a créé une plate-forme pour automatiser la création et la gestion des commandes à l'aide de Google Apps Script. Ainsi, les fichiers associés à chaque commande sont stockés dans un Google Drive spécifique.

Travailler n'importe où, à domicile ou en déplacement

Avant la mise en place des restrictions liées à la COVID-19 en mars 2020, les employés du département utilisaient déjà Google Meet et Google Chat. En outre, ils pouvaient accéder à distance à Gmail et à d'autres outils Google Workspace. Les techniciens d'astreinte, comme les opérateurs d'épandeurs de sel sur les routes ou les travailleurs sociaux qui doivent intervenir le week-end, pouvaient accéder aux documents dont ils avaient besoin en déplacement à l'aide de Google Drive sur leur smartphone.

"Nous étions prêts à télétravailler dès l'annonce du confinement", explique Eric Cerutti. "Même si certaines personnes n'avaient jamais fait de télétravail, elles pouvaient facilement consulter leurs e-mails en utilisant la connexion Internet et l'appareil numérique de leur choix." La direction générale des services communiquait avec ses employés à l'aide de l'intranet, et y publiait des informations et des instructions. Le personnel a pu également rester en contact grâce aux forums et groupes mis à disposition. Étant donné que les effectifs du département sont toujours en télétravail, l'organisation compte encore 1 000 utilisateurs actifs sur Google Meet chaque jour.

Faire des économies en développant de nouvelles applications en interne

Depuis l'adoption des outils Google Workspace, le département parvient à partager des informations et à développer de nouvelles solutions plus facilement pour accélérer les processus quotidiens. Actuellement, Ageona entreprend la numérisation des documents et des rapports utilisés par le conseil départemental pour les rendre disponibles sur un Google Drive et une application Apps Script. Les conseillers pourront y accéder via des Chromebooks. Les documents adéquats seront copiés vers les Drive personnels des conseillers élus, qui seront prévenus automatiquement par e-mail à la fin de l'opération.

"Nous remplaçons petit à petit nos anciennes applications par des solutions qui utilisent Google Workspace. Par conséquent, nous réalisons des économies, car les coûts sont déjà inclus dans nos licences Workspace", explique Éric Cerutti. "À titre d'exemple, l’outil de diffusion des rapports que nous allons remplacer nous coûte actuellement 24 000 € par an."

Éric Cerutti conseille aux administrations locales qui veulent passer à Google Workspace de se concentrer sur l'accompagnement des employés pendant la migration. "D'après mon expérience, la réussite d'une transformation radicale repose sur une bonne communication", affirme-t-il. "Par ailleurs, notre approche vise à aider chaque service selon ses besoins. Et Google Workspace nous offre cette flexibilité."

Le programme des sessions Google Cloud Next est désormais disponible !

Thu, 30 Sep 2021 09:00:00 +0000

Plus qu'un mois avant Google Cloud Next, notre événement phare qui se déroulera du 12 au 14 octobre 2021 ! Il est gratuit et nous sommes impatients de vous y retrouver. Vous pouvez dès à présent consulter le programme complet de l'événement et repérer les contenus qui vous intéressent. Séances de questions-réponses en direct avec des experts, sessions en petit groupe, démonstrations immersives et présentations de cas d’usage réels de Google Cloud… À vous de choisir ! Cette année, vous pouvez aussi personnaliser votre expérience en créant vos propres playlists ou encore configurer rappels et notifications d'agenda pour ne rien manquer.

Participez à Next 2021 pour en savoir plus sur le cloud d'aujourd'hui et de demain ! Données et analyses avancées, optimisations, modernisation, sécurité, développement durable… Découvrez comment nous développons le plus vaste réseau privé du monde pour améliorer l'ouverture, la performance, la flexibilité et la fiabilité de Google Cloud. Faites votre choix parmi plus de 130 sessions et filtrez-les par thème (parmi les 11 disponibles), catégorie ou d'autres critères. Vous pouvez également ajouter les sessions qui vous intéressent à vos favoris pour les visionner ultérieurement.

Chaque jour, vous pourrez assister à la diffusion d’une émission en direct et à une keynote réalisés par des leaders du domaine, tels que Thomas Kurian, CEO de Google Cloud, et Urs Hölzle, SVP of Technical Infrastructure chez Google Cloud. Voici un aperçu de quelques sessions à ne pas manquer :

Data cloud : réussir facilement sa transformation avec une plateforme de données universelle.
Les données de votre entreprise sont disséminées dans différentes bases de données, datalakes, datawarehouses et/ou clouds ? Rassemblez-les au même endroit pour innover plus rapidement et améliorer l'expérience client. Découvrez les bonnes pratiques à suivre pour unifier les données de votre entreprise à l'aide de BigQuery, Cloud Spanner, Looker et Vertex AI.

État de l’art : la plateforme Google Workspace par ses développeurs
Les développeurs de Google Workspace vont vous présenter les toutes dernières fonctionnalités de notre suite d'outils de productivité et de collaboration, dont de nouvelles extensions (Add-ons), les Google Chat Apps, de nouvelles API ou encore l'intégration de Google Meet.

Stratégie Data et feuille de route : transformez vos données en avantage compétitif
Vous souhaitez exploiter vos données pour apporter de la valeur ajoutée à vos clients ? Découvrez comment prendre des décisions éclairées pour optimiser vos processus métier. Écoutez les témoignages d'entreprises qui mettent en pratique les connaissances acquises grâce aux solutions d'analyse de données Google Cloud.

Infrastructure IA et ML : nouveautés et prochaines étapes
Découvrez les avancées réalisées au cours de cette année dans le domaine de l'intelligence artificielle (IA) et du machine learning (ML) et découvrez comment accélérer vos traitements grâce aux dernières innovations sur les accélérateurs matériels, dont les Cloud GPUs et nos processeurs spécialisés Cloud TPUs.

Transformez vos applications métiers avec les solutions no-code
Aujourd’hui, tout le monde peut créer son application ! Difficile à croire ? Suivez donc l’expérience de Paula Bell : responsable produit, elle se définit elle-même comme quelqu’un qui n’a aucune expérience en programmation. Pourtant, grâce à AppSheet, elle a développé des applications qui ont révolutionné la manière dont le fournisseur d'électricité Kentucky Power travaille sur le terrain. Au passage, découvrez, vous aussi, comment utiliser AppSheet pour enrichir vos applications avec l'IA et le ML.

Suivez notre flux Twitter pour constituer vos playlists d'experts et de responsables cloud et n'hésitez pas à les partager avec vos amis et collègues à l’aide du nouvel outil de création de playlists.

Profitez de Google Cloud Next 2021 pour vous informer, trouver l’inspiration et développer vos connaissances. Rejoignez-nous en vous inscrivant dès aujourd’hui et personnalisez votre expérience.

^{Les playlists disponibles à Next 2021 :}

^{1. Developers and Practitioners at Small & Medium Businesses}^{2. Technical Leaders at Small & Medium Businesses}^{3. Business Leaders at Small & Medium Businesses}^{4. Startup CEOs & Business Leaders}^{5. Startup CTOs & Technical Leaders}